Učto Saldokonto

Sledování pohledávek je jednou z nejpotřebnějších funkcí účetnictví. Některé funkce pro práci se saldokontem již byly zmíněny v předchozí části. Zde se dozvíte podrobnosti a další funkce.

Vlastnosti saldokontních účtů

Saldokontní účty slouží pro přesné sledování závazků, pohledávek, jejich splatnosti a jejich plateb. Jednotlivé pohledávky na jednom analytickém účtu jsou navzájem spojovány (párovány) se svými platbami. Typicky se používá na účtech 311 a 321, ale lze jej použít i jinde. Lze je použít i pro devizové pohledávky, kde jsou k dispozici také funkce pro přepočet kurzů a kurzové rozdíly. Saldokontní účty spolupracují s příkazy k platbě.

• Účet závazků eviduje závazky na straně Dal a jejich platby na straně MD.
• Účet pohledávek eviduje pohledávky na straně MD a jejich platby na straně Dal.
• Typicky je účet pohledávek aktivní a účet závazků pasivní, ale lze to nastavit i jinak.

Rozšířená informace na účtu je jednodušší varianta. Slouží k pouhé evidenci údajů pro bankovní styk a nelze je párovat. Typicky se používá u bankovních účtů, kde pomocí funkce Nové proti podstatně urychluje vyhledání vhodné uhrazené pohledávky.

Vyřazená pohledávka nebo platba je položka v saldokontu, která je vyřazena speciální funkcí v úpravách salda. Vyřazená položka se chová, jako by byla kompletně uhrazena, ale nemá přiřazenu žádnou platbu. Používá se jen mimořádně, protože může zásadně zkomplikovat dokladovou inventuru.

Párování je spojování pohledávek s jejich úhradami. Obecně může jít i o složitější situaci - spojení s dobropisem, více částečných úhrad jedné pohledávky a podobně.

Pohledávky (ekvivalentně závazky) na saldokontních účtech mohou být v následujících stavech:

• S nebo nic - není spojena s žádným jiným pohybem.
• K - kompletně spárovaná je spojená s jedním či více jinými pohyby - platbami tak, že je zcela uhrazen. U devizových pohledávek jsou v tomto případě také vyřízeny veškeré kursové rozdíly.
• N - částečně uhrazená pohledávka je spojena s jinými pohyby, ale nedošlo ještě k její kompletní úhradě. U devizové pohledávky může být uhrazena, ale nejsou zcela vyřízeny kurzové rozdíly.
• C - stará forma částečné úhrady ve verzi programu do roku 2003. Chová se stejně, jako kompletní úhrada s tím, že neuhrazená část je vytvořena jako nová pohledávka.
• I - nejde o saldo, ale jen o rozšířenou informaci.

Tvorba dokladů

 Nové proti

Funkce Seznam-Nové proti je nejpoužívanějším prostředkem pro párování faktur během účtování výpisu. Předpokládá, že pohledávka je již zaúčtována. Postup při použití je následující:

1. Vložte řádek s opisem řádku z bankovního výpisu na účet 221 - banka. Do řádku uveďte alespoň variabilní symbol.
2. Použijte Nové proti. Pole pro účet nechte prázdné. Pokud je řádek z banky dostatečný pro jednoznačnou identifikaci, bude ihned vytvořen řádek s platbou pohledávky. Pokud ne, nabídne program seznam vhodných pohledávek. Jednoznačně identifikovaná pohledávka je taková, která:
   • Je neuhrazená,
   • Přesně odpovídá měně a částce v povolené toleranci,
   • Souhlasí variabilní symbol a firma, pokud jsou zadány - musí být alespoň jeden údaj.
3. Opakujte bod 1 a 2 pro celý výpis. Pro platby, které se nepárují (poplatky, úroky apod.) doplňte v dotazu Nové proti číslo účtu, na který se má platba zaúčtovat.

Je - li vyrovnávána pohledávka v cizí měně, bude použit stejný základ i kurz, jako při zaúčtování pohledávky. Vypočtená částka v korunách se bude od původní lišit o kurzovní rozdíl, případně poplatky.

Saldo podobné

Tato funkce Vám nabídne seznam podobných nespárovaných položek z téhož saldokontního účtu. Pomocí saldo konta bude vytvořen řádek, vyrovnávající podobnou pohledávku, jako je vyrovnána na řádku, na který právě ukazuje šipka. Pohledávka se vybírá ručně ze seznamu nevyrovnaných pohledávek. Používá se v případě, kdy je třeba vyrovnat více závazků či pohledávek - platba více faktur najednou, vzájemné vyrovnání pohledávek a podobně. Obvykle se používá tak, že se napíše první řádek, např. zaplacená částka, pak pomocí Nové proti se vyrovná první pohledávka a pak opakovaně funkcí Saldo podobné další.

Kursový rozdíl

Tato funkce se použije pro přepočet jedné devizové pohledávky na jiný kurs ke dni, ke kterému je doklad připravován. Po vyplnění tabulky s dotazem jsou nabídnuty vhodné pohledávky (včetně částečně ci zcela uhrazených) k výběru. Pro vybraou je spočítán kurzový rozdíl a pokud je nenulový, je vytvořen nový řádek.

Hledání v saldokontu

Při vyhledávání v saldokontu, například funkcí Nové Proti, se zobrazí seznam vhodných položek. Výběr je možné upřesnit pomocí kláves F5 a F8.

F8 a Nové proti: Při hledání pomocí Nové Proti se střídají po stisknutí F8 tři výběry - pohledávky jedné firmy, pohledávky všech firem a pohledávky včetně dobropisů a nepřiřazených plateb. Dalším stisknutím se opět nastaví původní výběr.

Klávesa F5 slouží k nastavení výběru pro funkce párování a pro úpravy salda. Nabídka je společná, možnosti, které nemají momentálně smysl, jsou blokovány. Pomocí F5 lze hledat následující věci:

• Účet omezí výběr na účty, začínající zadaným číslem.
• Firma omezí výběr na zkratky, začínající uvedenými znaky
• Strana omezí výběr na jednu či druhou stranu účtů.
• Měna omezí výběr na určenou měnu
• Var.s. omezí výběr na položky, jejichž variabilní symbol začíná uvedenými znaky.
• Řada omezí výběr na zadanou řadu dokladů
• Var.s. (uvnitř) - omezí výběr na položky, které obsahují zadaný text. Tato volba může být velmi pomalá.

Jen pro úpravy salda - jaké pohyby chcete vidět:

• Vše - všechny druhy
• Nespojené - zcela samostatné položky
• Nevyrovnané - samostatné a částečně uhrazené
• Vyřazené - označené jako vyřazené
• Neúplné - jen částečně uhrazené
• Spojené - jen kompletně uhrazené
• Včetně inf. - zobrazí se také položky s rozšířenou informací
• Více než dvě položky - speciální výběr pro dohledání případů, kdy je spojeno více pohybů. Typicky jde o pohledávku s několika částečnými úhradami. Tento výběr je pomalý. Má smysl jen s nastavením Vše.

Special - Úpravy salda

Funkce Special-Úpravy salda slouží k vyhledávání, spojování a rozpojování pohybů na saldokontních účtech. Obsahuje také speciální operace pro hromadné úpravy saldokonta.

Příprava funkce Úpravy salda může trvat u velké firmy až několik minut. Na počátku se totiž musí načíst a přepočítat veškeré položky saldokonta. V horní části je přehled jednotlivých položek, v dolní části detailní informace o právě vybrané položce. Základní úpravy se provádějí pomocí kláves:

Zobrazení:

Alt-K nebo F10-Konec ukončí práci s úpravami salda.

F8 přepíná zobrazení mezi přehledem (jsou vidět veškeré nespojené položky a z ostatních jen jedna položka) a detaily (jsou vidět všechny pohyby).

F5 nastavuje výběr pro zobrazení.

Ctrl-Home ukáže, s čím je vybraná položka spárována.

Úpravy:

S Spojit: Řádek, který je zvýrazněn, bude spárován s řádkem, který mu určíte z následující nabídky.

R Rozpojit: Spárované řádky nebo vyřazený řádek budou rozpojeny - spárované pohyby budou vráceny mezi nevyrovnané. Při "rozpojení" vyřazených plateb postupujte s krajní opatrností podle poznámky k funkci vyřadit.

V Vyřadit: Vyřazení se používá u pohybů, které jsou fakticky vyrovnané, ale není možné je spárovat pomocí funkce S s odpovídajícím protipohybem. S pohledávkou se dále zachází, jako by byla zaplacená. Pozor. S funkcí Vyřadit zacházejte velmi opatrně. Vyřazovat je třeba jedině současně více pohybů na jednom účtu tak, aby jejich součet (s respektováním stran MD/Dal) byl nulový. 

Hromadné operace

Hromadné operace vyvoláte v úpravách salda pomocí F10-Manipulace.

Hromadné párování

 Hromadné párování slouží k rychlému spojení těch položek salda, které lze spojit bez významného rizika chyb. O spojených položkách připraví program protokol. Program spojí následující položky:

• Pro nulovou částku bude položka vyřazena.
• Budou spojeny položky na opačných stranách téhož účtu, u kterých přesně souhlasí měna a firma nebo variabilní symbol se shodují. Buď firma nebo variabilní symbol může chybět.
• Pokud není zadána ani firma, ani variabilní symbol, budou spárovány položky podle částky jedině s položkou, u které také není zadána ani firma, ani variabilní symbol.
• Pro devizové položky je vyžadována shoda částky v devizách, může tedy vzniknout nevypořádaný kursový rozdíl.

Odstraň drobné pohledávky

Tato funkce připraví doklad, který ze saldokonta odstraní zanedbatelné pohledávky nebo závazky. Vyhledá v saldu položky, které jsou menší než zadaný limit a připraví doklad, který tyto zbytky vyrovná proti nákladům, resp. výnosům.

Převod na nový kurs

Tato funkce připraví doklad s převodem devizových pohledávek na zadaný kurs k stanovenému dni. Na nový kurs budou převedeny všechny položky určeného účtu a měny, které nejsou kompletně vypořádány k určenému dni. Upozornění: Položky, zaúčtované ke dni po stanoveném dni jsou ignorovány.

[ Předchozí ] [ Nahoru ] [ Další ]