Učto Běžná práce s doklady

Tvorba, hledání a opravy dokladů

Základní možnosti

• Přehled zobrazí základní údaje (datum, číslo, popis a první pohyb) vždy na jednom řádku. Zdůrazněný doklad se detailně zobrazí po stisku Enter. Pomocí klávesy F5 je možné v přehledu i v podrobném zobrazení rychle vyhledat doklad podle čísla dokladu. Pomalejší hledání podle obecně zadaného textu je možné klávesami Ctrl-F a Ctrl-G (hledej totéž).
• Další, Před. zobrazí následující nebo předchozí doklad.
• Oprav opraví hlavičku dokladu, který je právě zobrazen. Nelze pro zaúčtované doklady.
• Nový založí nový doklad. Po vyplnění hlavičky program přejde do práce se seznamem pohybů.
• Seznam zpřístupní práci se seznamem pohybů dokladu. U zaúčtovaného dokladu dovolí pouze prohlížení. Bližší údaje o práci se seznamem jsou uvedeny v následující části.
• Zaúčtuj zaúčtuje doklad. Po zaúčtování doklad obdrží číslo a nadále jej nelze změnit. Zaúčtování je poměrně složitá operace, která provede následující:
  • Kontrolu dokladu na čísla účtů, střediska a zakázky, použité strany účtů a podvojnost a saldokonto.
  • Přidělení čísla dokladu. Jde - li o první doklad v řadě v příslušném roce, je třeba potvrdit zahájení číslování. Program také požaduje potvrzení, je - li datum nového dokladu starší, než má poslední dosud zaúčtovaný doklad, nebo předbíhá - li uzávěrku DPH.
  • Zpracování saldo konta - párování a vyřízení částečných úhrad.
  • Změny stavu účtů.
  • Označení dokladu jako zaúčtovaného a fyzické uložení všech změn na disk.
• Poznámka zobrazí a umožní zápis do poznámky. Text poznámky lze měnit kdykoli. Klávesou Esc se práce s poznámkou ukončí bez uložení změn, kombinací Ctrl-W se poznámka uloží včetně změn. Existence poznámky je indikována slovem Pozn. na spodním okraji hlavičky.
• Hledej umožní vyhledat určitý doklad:
  • Jdi na začátek zobrazí první doklad.
  • Jdi na konec zobrazí poslední doklad.
  • Jdi na položku - klávesa F5 - vyhledá doklad v určené řadě s udaným číslem. Číslo je nutno zadat celé ve tvaru číslo/rok.
  • Hledej se pokusí vyhledat doklad, splňující dané podmínky. Podrobněji viz dále.
  • Hledej další hledá následující doklad, splňující stejné podmínky, jako poslední funkce Hledej.
• Tisky - různé sestavy - jsou popsány dále.
• Special - speciální možnosti - jsou popsány dále. Běžně se používají zejména funkce Storno, Fajfkování a Úpravy salda.
• Konec ukončí práci s účetnictvím. Po této funkci také obvykle program připraví k tisku "praporky" s nově zaúčtovanými doklady.

Práce se seznamem pohybů

Práce se seznamem pohybů se vyvolá funkcí Seznam nebo automaticky při založení dokladu. Funkce jsou seřazeny ve svislém menu vlevo nahoře. Operace se týkají řádku, na který ukazuje šipka před číslem řádku.Pozor. Menu není vidět celé, méně používané věci jsou ukryty pod spodním okrajem.

• Konec ukončí práci se seznamem. Stejně tak ukončí práci i klávesy šipka vlevo nebo vpravo a klávesa Esc.
• Další, Předchozí přesune ukazatel o jeden řádeknahorunebo dolů.
• Oprava: Oprava řádku, na který ukazuje šipka. Nelze už měnit číslo účtu.
• Nový: založení nového řádku. Nový řádek bude vždy na konci.
• Zruš: Zrušení řádku, na který ukazuje šipka.

• Nové proti: Založení nového řádku s protipohybem. Používá se zejména pro vyrovnání závazků nebo pohledávek pomocí saldo konta. K řádku, na který právě ukazuje šipka, se vytvoří nový řádek s protipohybem - obdobná částka na opačnou stanu některého účtu. Na následující dotaz "Účet pro protipohyb" odpovězte číslem účtu nebo nechte prázdné a vyberte doklad ze saldokonta.

• Saldo podobné: Tato funkce Vám nabídne seznam podobných nespárovaných položek z téhož saldokontního účtu. Používá se především pro zápočty pohledávek a platby dobropisů. Pomocí saldo konta bude vytvořen řádek, vyrovnávající podobnou pohledávku, jako je vyrovnána na řádku, na který právě ukazuje šipka. Pohledávka se vybírá ručně ze seznamu nevyrovnaných pohledávek.
• Řádek č.: Přesune ukazatel na určený řádek.
•  Hledej vyhledá řádek podle čísla účtu. Hledá až od řádku, který je právě vybrán.
• Ukaž účet (klávesa F7): Pomocná funkce - ukáže momentální stav účtu v osnově.
• Kursový rozdíl: Speciální funkce pro prácis devizami. Vytvoří nový řádek s kursovým rozdílem k zadané pohledávce.

Devizy a DPH

Při práci s devizami a DPH se použije příslušná měna z číselníku. Pole Kolik, Koeficient a Základ se poté chovají podle typu měny v číselníku. Může nastat několik možností:

• Běžně se píše částka v měně do pole Základ. Částka v tuzemské měně nelze vyplnit, dopočte se se zaokrouhlením na haléře. Pro volný kurs lze kurs zadat, pro pevný se převezme z číselníku.
• Pro DPH jsou speciální měny PHxx, PXxx a 0. Měna nula se používá pro záznamní povinnost zejména vývozů a osvobozených plnění. Měny PHxx jsou standardně nastaveny na zaokrouhlování na desetihaléře, PXxx na daň na vstupu. Lze je v případě potřeby nastavit jinak.
• Pro daň na vstupu se zadává základ i daň a program upozorní, pokud se jím vypočtená daň příliš liší od zadané.
• Zjednodušený doklad: Pokud potřebujete rozpočítat DPH na základ a daň, nechte pro DPH na vstupu políčko Kolik prázdné a částku včetně DPHvyplňte do pole Základ. Program Vám nabídne rozpočítání. 

Kontroly

Během zadávání řádků dokladu kontroluje program řadu věcí, zejména číslo účtu, měnu, zda jsou zadány všechny povinné položky, výši DPH na vstupu, duplicitní odkaz v saldo kontu, duplicitní variabilní symbol závazků a omezení stran účtů.

Hledání dokladů - funkce Hledej

Pomocí funkce Hledej-Hledej lze vyhledat doklad s některou požadovanou vlastností podle více kritérií. Přestože tato funkce je u velkých evidencí poměrně pomalá, může Vám významně usnadnit práci. Tato funkce hledá podle zadaných podmínek takový doklad nebo jeho řádek, který podmínkám přesně odpovídá. V hledání dalšího dokladu za obdobných podmínek lze pokračovat funkcí Hledej další. 

Všechny zadané podmínky musí být splněny současně. Proto je dobré nepoužívat více než tři až čtyři kritéria, jejich současnésplnění je již málo pravděpodobné.. Standardně se hledá až od dokladu, který je právě na obrazovce. Funkci Hledej lze přerušit klávesou Esc.

• Středisko: Označení střediska nebo jeho počáteční znaky.
• Zakázka: Označení zakázky nebo její počáteční znaky.
• Strana: MD nebo Dal - použitá strana účtu.
• Měna: Označení měny nebo jeho počáteční znaky.
• Částka: Výše hledané částky. Částka je hledána přesně bez ohledu na znaménko a to v poli Kolik i v poli Základ.
• Kurs: Přesná hodnota hledaného kurzu.
• Popis: Text, vyskytující se v popisu dokladu bez ohledu na velikost písmen.
• Odkaz: Text, vyskytující se v odkazu.
• Firma: Zkratka hledané firmy nebo její počáteční znaky.
• Var.s.: Počáteční znaky variabilního symbolu.
• Kedni od - do: Bude se vyhledávat pouze v tomto rozmezí datumů.
• O.K. spustí hledání od aktuálního dokladu.
• Od počátku spustí hledání od počátku evidence.

Pokud není zadán rozsah Kedni, jsou prohledávány i nezaúčtované a stornované doklady.

[ Předchozí ] [ Nahoru ] [ Další ]