Fakturace

Modul fakturace

Vystavuje jednostránkové faktury dle nové legislativy. Nahrazuje starou fakturaci přes účetní předpisy "F97". 

Obecně

Obecný modul pro fakturaci. Faktury jsou omezeny na jednu stranu a deset řádků obsahu. Lze vystavovat faktury v tuzemské i cizí měně, tuzemské, do Evropské Unie i  do třetích zemí. Faktury vyhovují české legislativě DPH od 1.5.2004.

Modul fakturace lze instalovat nezávisle na účetnictví. Po nastavení parametrů fakturace a přípravě předpisů v účetnictví lze dosáhnout stavu, kdy budou faktury buď připraveny k zaúčtování nebo ihned automaticky zaúčtovány.

Instalace

Fakturaci zprovozníte pomocí "Pomocné-Instaluj-Finance" a dále volbou "Fakturace-nová instalace".

Nastavení parametrů

Po instalaci vyberte Aplikace-Fakturace-Typy faktur.

 Může být definováno více řad faktur. Novou řadu zavedete kominací Ctrl-N, existující řadu upravíte klávesou F2. Upravené hodnoty se uloží pomocí tlačítka O.K. a ukončí pomocí volby Konec.

• Typ je libovolné jednoznačné číslo.
• Popis je libovolný text pro výběr typu faktury v nabídkách.
• Prefix je kombinace znaků pro přenos faktury do účetnictví. Bude popsáno níže.
• Běžná faktura / Propforma určuje typ vystavovaných faktur. Běžná faktura je obvyklý daňový doklad. Proforma je pouze žádost o zálohu.
• Řada určuje číselnou řadu faktur.
• Povolena měna dovoluje pracovat s jinou měnou než tuzemskou.
• Povoleno EU dovoluje vystavovat faktury do Evropské unie.
• Povoleno mimo EU dovoluje vystavovat faktury do třetích zemí (momo EU).
• (Poznámka) je libovolný komentář.
• O.K. uloží nové hodnoty.

Pro plnou funkčnost je nutné v účetnictví vytvořit speciální doklad v řadě UP s číslem, uvedeným v poli Prefix.

Vystavování faktur

Faktury se vystavují pomocí Aplikace-Fakturace-Vystavování faktur.

V přehledu jsou zobrazeny všechny vystavené faktury.

• Ctrl-Home Detail zobrazí vybranou fakturu a umožní její tisk.
• Ctrl-N Nová faktura vystaví zcela novou fakturu
• F2 Oprav/Duplikuj opraví nebo duplikuje vybranou fakturu. Obvykle, pokud je faktura již "zaúčtovaná", použije ji jako podklad pro novou fakturu s modifikovanými datumy. Pokud ještě "zaúčtovaná" není, opraví přímo tuto fakturu.
• Shift-F2 Duplikuj vždy duplikuje vybranou fakturu bez ohledu na to, zda je zaúčtovaná.
• Ctrl-T Vymaž vymaže vybranou fakturu - nesmí být zaúčtovaná.
• Klávesa F5 vyhledá fakturu a současně nastaví třídění.
• Alt-K Konec ukončí práci s fakturací.

Obsah faktury

• (Typ faktury) určuje typ ze seznamu typů faktur. Mimo jiné určuje, zda jse o konečnou fakturu či proformu, do jaké řady patří a jak se zaúčtuje.
• DUZP datum zdanitelného plnění
• Str. Středisko
• Zakazka zakázka
• Příjemce zkratka příjemce, odběratele apod.
• Stát do kterého státu je faktura určena
• Kopie počet kopií, které chcete vytisknout
• Měna ve které měně bude faktura vystavena
• Kurz kurz cizí měny
• Vystaveno datum vystavení faktury
• (Charakter vývozu) - pole, které určuje charakter faktury, pokud je její cíl v zahraničí. Pro tuzemské faktury je blokováno.
• Včetně DPH Pokud zaškrtnete, budou veškeré ceny určovány včetně DPH a DPH bude počítáno z této ceny. Používejte jen v odůvodněných případech, například při zdanění zálohy nebo faktuře neplátci.
• Objednávka odkaz na případnou objednávku
• (Obsah faktury) rozbalíte mezerníkem.
• Příjemce, IČO, DIČ -  můžete opravit prázdné řádky adresy
• Termín termín splatnosti
• Cena bez DPH a DPH - vypočtené celkové hodnoty
• Záloha nezdaněná záloha, která má být odečtena. Uvádějte se znaménkem minus.
• Ze dne - datum, kdy byla záloha uhrazena. Musí být v témže měsíci, jinak je nutné zálohu samostatně zdanit.
• Účet, Banka, Iban, Swift - bankovní spojení
• Přílohy -  odkaz na výdejku, smlouvu apod.
• Kontakt - pole pro jméno a telefonní číslo
• (Opakování) - mezerníkem otevřete formulář pro pravidelnou fakturaci - viz dále.
• Faktura, odkaz na účetnictví, kdo a kdy vystavil.
• O.K. fakturu uloží

Řádky faktury

Vlastní řádky faktury je vidět pouze zjednodušeně. Při procházení pomocí šipek se v jednom okamžiku vybarví. Nyní je možné stisknout mezerník a zobrazí se podrobný obsah:

V detailním zobrazením se můžete pohybovat šipkami, do konkrétního řádku se dostanete klávesou Enter. Tlačítkem O.K. nebo klávesou Esc se vrátíte zpět do ostatních údajů faktury. Faktura má vždy deset řádků.

První sloupeček určuje typ řádku:

• N je normílní řádek s textem
• K je řádek s textem, množstvím, jednotkou a cenou za jednotku
• Z je řádek pro zdanění zálohy. Obsahuje pevný text "Vaše záloha po zdanění...."

Vpravo jsou dva sloupce - sloupec s cenou za jednotlivý řádek a s použitou sazbou DPH. Pokud je cena nulová, vytiskne se pouze text bez ceny. Na posledním řádku se průběžně přepočítává cena celkem s daní a bez daně.

Zvláštní možnost: V textu lze použít některé speciální příkazy pro datum - viz dále v části "Pravidelná fakturace".

Upozornění: Pokud je zaškrtnutý přepínač "Včetně DPH", jsou zadávané ceny včetně DPH a daň je počítána z těchto cen postupem dle zákona (při 19% sazbě nepatrně vyšší,než při běžném výpočtu z ceny bez daně).

Tvorba faktury končí stiskem tlačítka O.K.. Následuje dotaz: "Zaúčtovat?" Pokud odpovíte Ne, bude faktura uložena, ale nebude platná - nedostane číslo a v tištěné podobě bude výrazně znehodnocena. Po odpovědi "Ano" faktura dostane pořadové číslo, bude uložena a pokud je připraven vhodný předpis v účetnictví, bude také vytvořen účetní doklad a pokud možno ihned zaúčtován. Vystavená faktura se automaticky alespoň jednou vytiskne.

Pravidelná fakturace

Možnost pravidelné fakturace slouží k opakovanému vystavování faktur, které si jsou obsahem velmi podobné.

Jak funguje pravidelná fakturace:

Funkce Aplikace-Fakturace-Hromadná fakturace nabízí k vystavení faktury, které měly být do dnešního dne včetně vystaveny. Vybranou fakturu vystavíte pomocí klávesy F2, která otevře běžný editor faktury. Po vystavení faktura ze seznamu automaticky zmizí a je nahrazena požadavkem na vystavení podobné faktury v následujícím termínu. Vystavená faktura je nadále k dispozici v běžném soupisu faktur.

Podrobněji:

• Jako vzor pro příští fakturu slouží posledně vystavená faktura.
• Před vystavením lze fakturu libovolně upravit.
• Datum DUZP se vypočte z pravidelné fakturace. Pokud jde o poslední den v měsíci, bude při měsíčním cyklu příští faktura vystavena opět v poslední den v měsíci (neplatí pro týdení cyklus).
• Datum Vystaveno se nabízí jako dnešní datum.
• Příkazy pro datumy v textu (viz dále) se nahradí hodnotami podle DUZP.

Jak připravit fakturu pro pravidelnou fakturaci:

Pravidelně vystavované faktury musí mít připravené údaje pro opakování a mohou použít v textu speciální příkazy pro tisk datumu.

Pro pravidelnou fakturaci lze použít jakoukoli již hotovou fakturu nebo vytvořit novou. Ve faktuře je nutné během její editace nebo samostatnou funkcí Změny-Nastav pravidelnou fakturaci nastavit údaje pro opakování:

• Příště vystavit dne je datum DUZP, kdy má být faktura příště vystavena.
• Nikdy vypne opakovanou fakturaci
• Jen jednou připraví fakturu jen jednou
• Týdně, Měsíčně, Čtvrtletně, Ročně - požadovaný cyklus vystavování faktury.

V textu jednotivých řádků faktury lze použít jednoduché příkazy, které se nahradí podle DUZP faktury. Tuto možnost lze použít i v běžných fakturách. Příkazy začínají obráceným lomítkem a mohou být velkými nebo malými písmeny

• \DATUM bude nahrazeno datumem DUZP (např. 23/11/2004).
• \MESIC bude nahrazeno jménem měsíce (např. listopad)
• \MESIC2 bude nahrazeno jménem měsíce ve druhém pádu (např. listopadu, dubna)
• \KVARTAL bude nahrazeno údajem o čtvrtletí (např. 4.čtvrtletí)
• \ROK bude nahrazeno rokem (např. 2004)

Například text "za období \mesic \rok" se vytiskne "za období listopad 2004".

Přenos do účetnictví

Upozornění: Tvorba účetních předpisů není jednoduchá. Zde jsou uvedeny pouze základní možnosti. Podrobnější kapitolu o účetních předpisech najdete zde.

Pokud chcete dosáhnout toho, aby se faktury automaticky účtovaly, je třeba v účetnictví vytvořit účetní předpisy. Pro tuzemskou fakturaci může vypadat předpis například takto:

Účetní předpis se tvoří vždy v řadě UP. Jako číslo dokladu uveďte text, který jste použili v parametrech příslušného typu faktury v políčku "Prefix". Zvláštní význam mají hodnoty v poli Odkaz - R02 znamená, že se má faktura připravit v řadě 02 a X znamená, že se vytvořený doklad nesmí automaticky zaúčtovat - bude k dispozici pro ruční kontrolu, doplnění a zaúčtování.

Jednotlivé řádky předpisu obsahují účty, odkaz na hodnoty, které se mají převzít z faktury a případně podmínku, kdy má být řádek použit. V tomto příkladu:

• 1. řádek účtuje na účet 311 200 celkovou částku k úhradě (2 ve sloupci kolik) s údaji pro saldo (písmeno S vpravo)
• 2. a 3. řádek řeší práci se zálohami. Druhý řádek přebírá nezdaněnou zálohu s opačným znaménkem (hodnota -3), třetí řádek zdaněnou zálohu. Oba řádky se použijí, pouze pokud nebudou nulové (podmínka 0).
• 4. řádek účtuje tržbu (hodnota 6). Hodnota X v políčku pro firmu bude nahrazena příjemcem z faktury.
• 5. a 6. řádek přebírají DPH. Lze je prakticky vždy převzít v této podobě.

Modul fakturace předává pod jednotlivými čísly následující hodnoty:

Jak na to

Jak vystavit novou fakturu

1. Vstupte do modulu fakturace (Aplikace-Fakturace-Vystavování faktur).
2. Stiskněte klávesu Ctrl-N nebo zvolte Změny-Nová faktura.
3. Vyplňte požadovaná pole a řádky faktury.
4. Stiskněte tlačítko O.K. a na dotaz "Zaúčtovat?" odpovězte Ano.

Jak vystavit fakturu, podobnou některé již vystavené.

1. Vstupte do modulu fakturace (Aplikace-Fakturace-Vystavování faktur).
2. Vyhledejte fakturu, kterou chcete použít jako vzor.
3. Stiskněte klávesu F2 nebo zvolte Změny-Oprav/Duplikuj.
4. Vyplňte - opravte požadovaná pole a řádky faktury. Zkontrolujte, případně opravte datumy.
5. Stiskněte tlačítko O.K. a na dotaz "Zaúčtovat?" odpovězte Ano.

Jak opravit existující fakturu

Pokud je faktura zaúčtována (to je má přiděleno číslo, poznáte podle písmene Z v prvním sloupci seznamu), nelze ji opravit. Nezaúčtovanou fakturu opravíte klávesou F2.

Jak vyhledat fakturu

1. Vstupte do modulu fakturace (Aplikace-Fakturace-Vystavování faktur).
2. Stiskněte klávesu F5.
3. Vypište údaj, který znáte - firmu,číslo faktury nebo termín splatnosti.
4. Stiskněte O.K.

Jak vytisknout kopii faktury

1. Vstupte do modulu fakturace (Aplikace-Fakturace-Vystavování faktur).
2. Vyhledejte fakturu.
3. Stiskněte Ctrl-Home nebo zvolte Změny-Detail.
4. Do pole Kopie vypište požadovaný počet kopií.
5. Ukončete detailní zobrazení pomocí O.K.
6. Na dotaz "Vytisknout?" odpovězte Ano.

Jak vystavit proforma fakturu (žádost o zálohu)

Nejdříve je nutné mít definován typ fakturace pro vystavení proforma faktury. Postupujte běžným způsobem jako při normální fakturaci.

Jak vystavit daňový doklad o zdanění přijaté zálohy.

1. Vstupte do modulu fakturace (Aplikace-Fakturace-Vystavování faktur).
2. Stiskněte klávesu Ctrl-N nebo zvolte Změny-Nová faktura.
3. Vyplňte hlavičku faktury.
4. Zaškrtněte volbu "Včetně DPH".
5. V řádcích faktury použijte typ "Z" - vaše záloha ke zdanění... a vypište výši přijaté zálohy a zvolte sazbu DPH.
6. Do pole "Záloha" vypište opět výši zálohy, ale s opačným znaménkem.
7. Do pole "Ze dne" vypište datum přijetí zálohy.
8. Zkontrolujte, zda částka "K úhradě" je nulová.
9. Stiskněte tlačítko O.K. a na dotaz "Zaúčtovat?" odpovězte Ano.

[ Předchozí ] [ Nahoru ] [ Další ]