Sklad - Začínáme
Máte už sklad připojený a vyzkoušeli jste si trochu práci s adresářem? Pokud ano, můžete se dát do práce se skladem. Je velmi dobré si vyzkoušet přibližně týdenní skutečný obrat na skladě a vyzkoušet si možnosti různých sestav dříve, než začnete pracovat naostro. Na veškeré pokusy si udělejte v počítači "cvičnou" kopii programu, abyste si nezanesli nečistoty do platné evidence.
Napřed je dobré se trochu zamyslet
Každý sklad je trochu jiný a podle okolností se mohou některé věci dost zásadně lišit. Proto je dobré si pro začátek promyslet následující otázky:
Kolik položek bude ve skladě evidováno? Pokud jich bude málo (to je do 50 položek), není třeba si nijak promýšlet systém skladových čísel. Je - li položek více, je potřebné si předem určit systém skladových čísel a stanovit si nějakou pevnou strukturu čísla, například si určit skupiny a podskupiny podle jednotlivých druhů a držet se tohoto rozdělení. Pokud máte jen jednoho dodavatele, může být pro Vás výhodné převzít jeho systém skladových čísel.
Při více položkách je také potřebné se zamyslet nad způsobem tvorby prodejních cen, protože častým přeceňováním každé položky zvlášť můžete vyvolat poměrně hodně zmatků. Zde je k dispozici systém výchozích cen a cenových skupin se stanovenými přirážkami, které lze velmi rychle změnit.
Je třeba dát také pozor na to, v jakých jednotkách budete materiál sledovat. Bude - li jednotek příliš mnoho (kusy, litry, kg, sudy, balení po X kusech atd.), může se stát, že si to skladník nedokáže zapamatovat a bude se často dopouštět omylů.
Bude sklad pracovat v reálném čase nebo se budou doklady opisovat z ručně vystavených dokladů? Pokud je třeba doklady dodatečně opisovat (počítač není přímo ve skladu nebo své zboží rozvážíte), je třeba si lépe promyslet vazbu dokladů v počítači na původní "ruční" doklady. Tohle počítač sám nedokáže. Důležitá je také vazba dokladů "za hotové" proti pokladní knize.
Kolik dokladů potřebujete denně vystavit? Bez potíží zvládnete na běžném počítači 50 až 100 dokladů denně. Při více dokladech je méně času na vedlejší činnosti a je nutné je nějak zjednodušit. Pro větší objem dokladů je možné si pořídit síťovou verzi programu a pracovat s jedním skladem z více počítačů současně.
Jak často je třeba měnit prodejní ceny? Pokud častěji, promyslete si systém změny cen tak, aby Vás to příliš nezdržovalo.
S jakými různými situacemi a výjimkami se setkáte a jak často? Existuje mnoho situací, které dokáží znepříjemnit život - reklamace, pozdě došlý dodací list, chybná sazba DPH, inventurní rozdíly a další. Je dobré mít alespoň přibližnou představu, které situace se budou řešit ve skladové evidenci a které se vyřídí nějak jinak, například oceněním rozdílů v účetnictví. Z praxe se ukazuje nutné alespoň jednou měsíčně udělat inventuru pokladny a alespoň částečnou inventuru skladu. Pokud vedete podvojné účetnictví a používáte metodu A, je také potřeba hlídat účty 1x1, pokud je používáte.
Základy práce se skladem DEKAMERON
Skladová evidence se spouští volbou Aplikace-Skladová evidence v hlavním menu programu a ukončuje volbou Konec. Sklad Dekameron se skládá ze dvou hlavních částí - skladových karet a skladových dokladů.
Pomocí skladových dokladů se dělá běžná práce - příjem a vydávání materiálu. Každý doklad se skládá ze dvou částí. První je hlavička, která obsahuje typ dokladu (příjemka, výdejka, dodací list), odkaz na dodavatele/odběratele, číslo dokladu, způsob platby a další údaje, platné pro celý doklad. Druhá část je seznam jednotlivých položek, které se tímto dokladem nakoupily nebo prodaly.
Skladové karty evidují stav jednotlivých položek, určují obvyklé prodejní ceny a sazbu DPH a dovolují tisk řady sestav za celý sklad - stavy na skladě, ceníky, podrobná skladová karta.
Základní funkce
Nový založí nový doklad a v seznamu položek pak nový řádek. Tato funkce je nejpoužívanější.
Zaúčtuj připravený doklad zaúčtuje - provede změny ve stavech, dopočítá ceny a DPH, přidělí číslo dokladu a doklad vytiskne. Nezaúčtovaný doklad neplatí.
Přehled slouží k vyhledání dokladu.
Seznam umožní práci se seznamem položek na dokladu, Oprav dovolí opravit hlavičku dokladu.
Special-Skladové karty přepnou sklad do režimu práce se skladovými kartami nebo zpět na práci s doklady..
Konec ukončí práci se skladovou evidencí. Pokud se Vám nepodařilo vytisknout všechny nové doklady, nabídne Vám program jejich tisk.
Klávesa F5 Vám dovolí vyhledat rychle doklad podle jeho čísla.
Nezapomeňte pravidelně dělat:
Special-Kontrola integrity prověřuje, zda v evidenci nevznikly skryté chyby. Provádějte alespoň jednou měsíčně.
Záložní kopie jsou nutné pro bezpečný provoz. Dělejte je alespoň jednou týdně, alespoň jednou měsíčně si udělejte kopii navíc a uložte ji v jiné budově.
Alespoň jednou měsíčně porovnejte evidenci v počítači a pokladní knihu s účetnictvím a se skutečným stavem na skladě.