Prostředí - Nabídka Pomocné

V nabídce Pomocné jsou některé užitečné funkce a funkce pro nastavení parametrů celé firmy.

Prohlížení tisků

Prohlížení tisků slouží k prohlížení, rušení a opakování tisků, které jste nezrušili. V první nabídce s názvy tiskových souborů si vyberete, který tisk vás zajímá, a potom s ním pracujete jako s každým jiným tiskem. Touto funkcí můžete opakovat tisk, pokud dojde například k zacuchání papíru.

Reindexace

Reindexace obnovuje setřídění souborů. Tuto funkci použijte, pokud narazíte na nesoulad údajů a u velkých instalací před důležitými operacemi, jako jsou uzávěrky. Reindexaci provádí program automaticky vždy, když předtím nebyla práce s firmou korektně ukončena.

Čištění

Čištění odstraňuje ze souborů zrušené položky. Tuto práci je dobře používat alespoň jednou ročně. Kvůli rychlosti se zrušené položky při běžné práci nevymažou okamžitě, ale pouze se označí a stále zabírají místo. Teprve čištění je definitivně zničí. Funkce čištění je časově náročnější a při výpadku proudu může dojít k zablokování programu, proto je třeba se před čištěním vždy zabezpečit záložní kopií.

Přenos do účetnictví

Tato funkce slouží ve větších firmách k přenosu údajů z jiných počítačů do účetnictví. Podrobnější informace naleznete v příručce pro účetnictví a pro sklad. Skladová evidence může ukládat záznamy o svých dokladech do zvláštního souboru, který lze touto funkcí nahrát na disketu. V počítači s účetnictvím ji touto funkcí přijmete a potom celý balík dokladů zaúčtujete podle připravených předpisů. Přenos do účetnictví nabízí několik funkcí:

• Export na disketu nahraje veškeré připravené záznamy na určenou disketu nebo do hlavního adresáře některého disku. Po úspěšném nahrání celou nahranou dávku uschová do záložního souboru a smaže ji.
• Příjem z diskety převezme záznamy, nahrané na disketu funkcí Export na disketu. Dojde - li při přebírání k chybě, nic se nepřevezme. POZOR. Disketu je třeba touto funkcí přijmout PRÁVĚ JEN JEDNOU.
• Opakování exportu se použije v případě, že nahraná disketa je nepoužitelná (nečitelná nebo ztracená). Opakování exportu se provádí stejně jako export s tím, že navíc musíte zadat datum, kdy jste nahráli zničenou disketu. Nahrají se na ni tytéž záznamy, které byly nahrány v uvedený den.
• Výmaz záložního souboru ničí obsah záložního souboru. Po tomto výmazu nelze použít funkci opakování exportu pro žádnou disketu, nahranou před výmazem. Výmaz by se měl provádět podle velikosti přenášených dat alespoň jednou ročně.
• Prohlížení souboru pro přenosy je pomocná funkce, kterou si lze prohlédnout připravené záznamy.

Seznam uživatelů

Tato funkce slouží k zadání seznamu uživatelů firmy a jejich oprávnění přístupu k celé firmě. Je dostupná pouze oprávněným uživatelům a jen tehdy, je - li zapnuta identifikace uživatelů. V horní části je vidět oprávnění právě nastaveného uživatele, v dolní se vybírají povely a mění hodnoty.

• Uživatel je značka uživatele, jehož právo přístupu k firmě chcete určit. Prázdná značka má význam "všichni ostatní". Zadaná značka není nijak kontrolována na existenci.
• Bude mít oprávnění v této firmě:

• Žádné - tato firma je uživateli nedostupná.
• Jen ke čtení - firma je pro uživatele dostupná pouze pro čtení dat. Jakákoli modifikace je zakázána.
• Zápis i čtení - uživatel má oprávnění údaje číst i měnit.

• Není - li určeno jinak - zde lze vyplnit jméno jiného uživatele. Uživatel bude přebírat veškerá práva tohoto uživatele v případech, kdy nebude mít určeno své vlastní oprávnění. Pomocí této volby lze vytvářet skupiny uživatelů.

Základní pravidla

• - Uživateli bez přístupu bude přístup odmítnut již při její volbě v seznamu se zprávou "Firma není dostupná". Pro uživatele s přístupem pouze pro čtení jsou ignorována veškerá případná další práva pro zápis.
• - Protože není kontrolována existence uživatele v seznamu, lze novému uživateli nejdříve přidělit práva a teprve poté mu dovolit přístup k celému programu.
• - Pokud bude s programem pracovat více uživatelů s rozličnými právy v různých firmách, je vhodné uživateli "všichni" přístup zcela zakázat a vytvořit si skupiny (např. HOST, FAKTURANT, SKLAD, UCETNI, METODIK). Poté můžete velmi rychle zpřístupnit firmu novému uživateli například zadáním: NOVAK má právo ZAPISOVAT, jinak jako UCETNI. Podrobněji viz 5.4.

Oprávnění pro společnou část

Touto funkcí se zadává oprávnění jednotlivých uživatelů pro různé činnosti s číselníky a dalšími společnými částmi programu. Funkce se ovládá dvěma klávesami. Klávesou F7 se zadává jméno uživatele, pro kterého chcete nastavit oprávnění a klávesou F2 se příslušné oprávnění nastaví.

Uživateli lze pro konkrétní případy nastavit následující oprávnění:

• Žádné - příslušná činnost je uživateli nedostupná.
• Jen ke čtení - uživatel smí pouze prohlížet a tisknout. Pro řadu věcí totéž jako žádné právo.
• Zápis i čtení - funkce je uživateli plně dostupná.
• Neurčeno - právo není určeno přímo. Bude převzato od uživatele, s nímž má tento totožná práva (viz předchozí) nebo od uživatele "všichni".

Parametry firmy

Zde se zadávají nejrůznější parametry, platné pro celou firmu - sazby DPH, obecná splatnost faktur a podobně.

• Hlavička: text, který se objeví v horní části obrazovky.
• Barevné ladění: některé z připravených barevných schémat. Je vhodné odlišit například cvičnou firmu barevně od platné evidence, aby bylo na první pohled jasné, co je na obrazovce.
• Symbol měny: Tři znaky jednotky měny.
• Tvar peněžní hodnoty: Po Enter se objeví nabídka různých možností zápisu peněžních hodnot. Pro vybraný tvar se zobrazí příklady dole nad pravítkem.
• Desetinná tečka: Znak tečky nebo čárky. Použije se jak při zobrazení, tak i při zadávání hodnot.
• Oddělovač tisíců: Znak, kterým budou v tisku odděleny tisíce. Může to být libovolný znak.
• Jste plátci DPH: Ano - jste plátci, Ne - nejste. Hodnota Ne zakáže tvorbu daňových dokladů.
• Platné hodnoty DPH: Hodnoty DPH v procentech, používané pro nové doklady ve skladu a fakturaci.

• Jedna řada: Ano - sklad i fakturace vystavují jednu řadu faktur.
• Ruční číslování: Ano povolí ruční číslování faktur - číslo faktury musíte zadat a není nijak kontrolováno. Při Ne je číslo přidělováno automaticky.
• Splatnost: Standardní splatnost faktur, pokud není pro odběratele v adresáři uvedeno jinak.
• Počet řádků v hromadném příkazu: Maximální počet řádků hromadného příkazu k úhradě. Pohybuje se od 10 do 25 podle banky.
• Úvodní a konečný text faktury: Text, který bude vytištěn před vlastním textem a na konci faktury.

Výběr tiskárny

Zde si můžete vybrat z předvolených tiskáren tu, kterou budete používat. Tato volba platí až do ukončení celého programu nebo do opětovného výběru tiskárny. Pomocí šipek zvýrazněte požadovaný typ a stiskněte Enter.

Upozornění: Tisk, připravený pro jehličkovou tiskárnu nelze správně vytisknout na laserové tiskárně a naopak. Proto je nutné si správnou tiskárnu zvolit již předtím, než připravíte sestavu.

Číslování dokladů

Touto funkcí lze změnit číslování dokladů během roku. Zde je třeba pracovat velmi opatrně, aby nedošlo k duplicitním číslům dokladů. Zadává se číslo posledního vystaveného dokladu v roce bez koncového /rok. Chcete - li například, aby příští vystavená faktura měla číslo 12001/97, nastavíte do příslušného políčka v roce 1997 hodnotu 12000.

Editor

Tato pomocná funkce dovoluje upravit jakýkoli prostý textový soubor. Je určena spíše pro programátory a je třeba ji používat opatrně. Klávesou Ctrl-W se uloží opravený soubor, klávesou Esc se změny ignorují. Velikost editovaného souboru není omezena. Editor lze použít například na opravu souborů *.BAT.

Instaluj

Funkcí Instaluj se k evidenci firmy připojují, odpojují nebo zásadním způsobem modifikují jednotlivé aplikace - sklad, účetnictví a podobně. Funkce nabídne seznam dostupných modulů. Vybraný modul se nainstaluje nebo je - li již ve firmě nainstalován, odpojí se. Bližší údaje jsou v příručkách jednotlivých aplikací.

Obnova poškozených tabulek

POZOR! Jen pro mimořádné případy. Použití této funkce může způsobit některé problémy v aplikacích. Tato funkce opraví poškozené datové soubory po chybě 015 - soubor není tabulkou. Její použití konzultujte předem alespoň telefonicky s výrobcem. Po provedení oprav se vytiskne protokol o provedených změnách.