Obecně v celé adrese je povinná jedině zkratka. Všechny ostatní hodnoty můžete vyplnit nebo změnit kdykoli později. Je dobré mít v adresáři jednu prázdnou adresu.
Prostředí - Číselníky
Adresář je nejpoužívanější číselník. Slouží obvykle k ukládání adres obchodních partnerů. Je dostupný v potřebné míře ze všech míst programu, které jej používají. Položky v adresáři jsou jednoznačně identifikované desetiznakovou zkratkou, která se volí zcela libovolně, obvykle mnemotechnicky. Podle zkratek je také celý adresář setříděn.
Zvláštní význam má adresa se zkratkou *FIRMA, která obsahuje vlastní adresu firmy. Název firmy a IČO z této adresy je tištěno v záhlaví většiny sestav, poskytovaných programem.
Obecně v celé adrese je povinná jedině zkratka. Všechny ostatní hodnoty můžete vyplnit nebo změnit kdykoli později. Je dobré mít v adresáři jednu prázdnou adresu.
- Zkratka je jednoznačná identifikace adresy. Tato zkratka se používá pro odkazy na tuto adresu ze všech ostatních částí programu.
- Firma, Zástupce, Adresa, PSČ je pět řádků, do kterých se uvádí kompletní adresa firmy. Do posledního řádku se píše PSČ a za něj název obce tak, jak je to na obrázku.
- Telefon, Fax, 2.tel., E_Mail jsou doplňující kontaktní údaje.
- IČO je identifikační číslo organizace. Pokud zadané IČO již existuje, program Vás na to upozorní a požádá o potvrzení, že je zadaná hodnota správná.
- DIČ je daňové identifikační číslo pro potřeby DPH.
- Název banky je slovní označení banky.
- Číslo účtu obsahuje přesné bankovní spojení na firmu. Při vyplňování čísla účtu je třeba věnovat zvláštní pozornost pomlčkám. Jedna pomlčka odděluje předčíslí od čísla účtu (typické u extrémně velkých organizací, např. Telecom a velkých úřadů) a v čísle účtu musí být uvedena. Druhá pomlčka odděluje u starších účtů (zejména u KB, AGB a Spořitelny) číslo pobočky a tuto pomlčku je lépe vynechat.
- Splatnost určuje počet dnů splatnosti, obvyklý pro tuto adresu. Je - li ponechána nula, použije se standardní splatnost z parametrů firmy.
- Spec.symbol - specifický symbol se téměř nepoužívá.
- Sortiment a Skupina se používají pro výběry firem podle nějakých kritérií. Jejich obsah je obecně libovolný. Je doporučeno si určit krátké kombinace znaků (např. OD pro odběratele, DO pro dodavatele apod.) a tyto kódy pak používat.
- Stát: Je - li tato položka vyplněna, jde o zahraniční firmu. Pro tuzemské firmy nechte vždy prázdné.
- Sídlo se použije jen u poboček velkých firem. Zde se uvede zkratka, pod kterou je uvedena adresa sídla firmy.
Následující položky jsou významné jen pro skladovou evidenci:
- Sloupec určuje, ze kterého sloupce cen bude sklad brát prodejní ceny pro tohoto odběratele.
- Platba určuje standardní způsob platby ve skladové evidenci (faktura, hotově).
Doplňující položky:
- O.K. je tlačítko, ukončující vyplňování adresy. Klávesou Enter na tlačítku O.K. nebo kombinacemi Ctrl-W a Ctrl-Enter kdekoli ve formuláři ukončíte vyplňování adresy a její obsahu uložíte.
- Zavedeno je datum, kdy byla adresa založena.
- Poslední změna ukazuje datum poslední změny a značku uživatele, který změnu provedl.
- Poznámky je libovolný doplňující text.
Adresář se otevře volbou Číselníky-Adresář v hlavním menu programu. Poté se zobrazí v horní části přehled existujících adres a v dolní části nejdůležitější hodnoty adresy, na kterou právě ukazuje kursor. V přehledu se můžete pohybovat směrovými klávesami nebo pomocí myši. Pro hledání lze použít klávesu F5 pro vyhledání podle zkratky nebo klávesu Ctrl-F pro vyhledání podle zadaného textu v přehledu. Klávesa Ctrl-G hledá znovu totéž, co jste naposled hledali pomocí Ctrl-F.
Práce s adresářem jsou v horním řádku v menu, které oživíte klávesou F10 nebo Alt. Nápověda na posledním řádku Vám nabízí další klávesy na nejčastější operace. Práce s adresářem se končí klávesou Alt-K nebo volbou Konec.
Nabídka Změny - v této nabídce jsou operace s jednou adresou.
- Ukaž podrobnosti Ctrl-Home: Zobrazí detailní údaje adresy bez možnosti adresu změnit.
- Nový Ctrl-N: Založí novou adresu.
- Oprav F2: Změní již existující adresu.
- Zruš tuto položku Ctrl-T: Vymaže adresu z adresáře.
Nabídka Hledej - v této nabídce jsou funkce pro hledání a třídění adresáře.
- Jdi na začátek zobrazí první adresu
- Jdi na konec zobrazí poslední adresu
- Jdi na položku F5 rychle vyhledá adresu podle její zkratky nebo IČO. Odezva této funkce je téměř okamžitá.
- Hledej vyhledá adresu podle jednoho či kombinace zadaných požadavků. Hledání probíhá až od adresy, na které právě jste, proto je často třeba před Hledej použít funkci Jdi na začátek.
- Hledej další hledá podle těch samých požadavků od následující adresy.
- Nastav výběr nastaví výběr podle požadavků tak, že se zobrazí pouze seznam adres, vyhovujících zadaným požadavkům.
- Zapni výběr, Vypni výběr a Nuluj výběr jsou doplňující funkce k funkci Nastav výběr. Vypni výběr zobrazí opět všechny adresy, ale parametry výběru dočasně uschová. Následující Nastav výběr Vám dovolí tyto parametry doplnit nebo změnit. Zapni výběr opět zapne výběr, který byl použit předtím. Nuluj výběr nastavené parametry výběru definitivně zničí.
- Setřiď podle Zkratky, Firmy nebo IČO umožní setřídit si seznam tak, jak to právě potřebujete.
Parametry funkcí Hledej a Nastav výběr
Do nabídky parametrů hledání se vyplní jeden či více požadavků. Program pak vybere adresy, pro které jsou splněny všechny požadavky. Výběr z obrázku například vybere všechny firmy z Mostu, které mají účet u České spořitelny. Do jednotlivých políček lze vyplnit:
Jen zkratka: Znaky, kterými zkratka začíná.
- Název firmy: Text, který obsahuje název firmy (1. Řádek adresy).
- Zástupce: Text který obsahuje 2. Řádek adresy.
- Město (PSČ): Text, který obsahuje poslední řádek adresy.
- IČO: Počáteční znaky IČO.
- Banka: Číslo bankovního účtu.
- Telefon, Fax: Číslo telefonu nebo faxu.
- Sídlo: Počáteční znaky odkazu na sídlo firmy.
- Sortiment: Text, obsažený v poli Sortiment.
- Skupina Chci: Text, obsažený v poli Skupina.
- Skupina nechci: Text, který v poli Skupina nesmí být.
- O.K.: Tlačítko, potvrzující výběr.
Nabídka Tisk
V této nabídce jsou shromážděny různé tisky z adresáře.
- Seznam adres vytiskne seznam vybraných adres v právě použitém setřídění. Je - li nastaven výběr, vytisknou se právě vybrané adresy. Pokud není, výběr se nastaví v dialogu k tisku:
- Tato adresa vytiskne podrobný opis právě vybrané adresy
- Etikety - seznam adres vytiskne seznam všech nebo právě vybraných adres ve tvaru, vhodném pro samolepicí etikety. V adresáři lze předem definovat tři formáty etiket, z nichž si vyberete požadovanou velikost.
- Etikety - tato adresa vytiskne v obdobném tvaru právě vybranou jednu adresu v požadovaném počtu.
- Etikety - volný text vytiskne libovolný zadaný text 5 řádek * 30 znaků v určeném počtu etiket. Lze použít všude tam, kde potřebujete mnohokrát vytisknout nějaký jednoduchý text.
- Obálka malá vytiskne právě vybranou adresu na obálku včetně zpáteční adresy.
- Obálka velká - totéž pro větší rozměr.
Nabídka Manipulace
V této nabídce jsou funkce, týkající se celého adresáře.
- Export nahraje vybrané adresy na určenou disketu nebo do hlavního adresáře některého disku.
- Import doplní adresář o adresy, nahrané na disketu či disk funkcí Export.
- Parametry pro tisk etiket nastaví natrvalo parametry pro tisky etiket a obálek. V těchto parametrech se nastavuje:
- Změna zkratky adresy změní zkratku vybrané adresy na jinou v celé evidenci firmy. Tato funkce může být časově náročná.
- Připoj jinou adresu - k právě vybrané adrese se připojí jiná adresa tak, že v celé evidenci firmy bude změněna na vybranou zkratku. Tím tyto dvě zkratky prakticky splynou. Tato funkce se používá jen vyjímečně pokud například zjistíte duplicitní adresu.
- Výmaz číselníku zcela zničí obsah adresáře.
Nabídky Nástroj, Edit a Okno
Nabídka Nástroj je popsána v části Trvale dostupné funkce . Nabídky Edit a Okno zajišťují některé vnitřní funkce programu a nepoužívají se.
Číselník středisek je setříděn podle čtyřznakového označení střediska. Některé části programu Dekameron (mzdy, sklad) vyžadují povinně označení střediska, a to i v případě malé firmy. Proto je potřebné mít v číselníku alespoň jednu položku. Do popisu střediska se zapisují následující položky:
- Středisko číslo je jednoznačné označení střediska.
- Popis je pomocný text pro nápovědu.
- Adresa je zkratka adresy, která se tiskne jako adresa střediska např. ve skladových dokladech.
- Vnitropodnikové ceny ..... má smysl jen pro sklad a určuje, ze kterého sloupce prodejních cen budou použity vnitropodnikové ceny na výdejkách.
- Dne je datum, kdy byl popis naposled upraven.
Číselník zakázek
Zakázky se používají na nejrůznější věcí, například označování větších akcí, sledování spotřeby PHM jednotlivých vozidel a podobně. Zakázka je určena dvanáctiznakovým číslem zakázky (smí obsahovat i písmena), podle kterého je celý číselník setříděn. Ostatní údaje jsou popisné.
- Zakázka číslo označuje jednoznačně určené číslo zakázky. Může obsahovat i písmena a další znaky.
- Popis je slovní popis zakázky.
- Firma je zkratka firmy, se kterou zakázka souvisí.
- SKP, Harm. Čís a JKPOV jsou nepovinné odkazy do materiálových číselníků.
- Zavedeno je datum, od kterého je zakázka zavedena.
- Termín je požadovaný termín ukončení zakázky.
- Poznámky je libovolný doplňující text.
- Dne je datum, kdy byl záznam naposled upraven.
Číselník měn slouží pro práci s cizími měnami a DPH především v účetnictví.
Měna je jednoznačné označení měny nebo typu DPH.
Popis je bližší popis pro nápovědu.
Označení v tisku se použije tam, kde se má vytisknout peněžní hodnota včetně jména měny (položky typu "celkem k úhradě" apod.
Obvyklý kurz je obvyklá nebo jediná přípustná hodnota kurzu této měny. Hodnoty mimo rozsah 0,05 až 50 se musí zvlášť potvrdit.
Typ měny určuje, jak se měna přepočítává na koruny a jak se může měnit kurz:
- P Pevný kurz: hodnota je na tuzemskou měnu přepočítána se zaokrouhlením na haléře. Kurz se přebírá z číselníku v okamžiku jeho použití programem bez možnosti jej změnit.
- V Volný kurz: hodnota je na tuzemskou měnu přepočítávána na haléře. Kurz přebraný z číselníku je možné změnit.
- D Zaokrouhlování DPH: Jako pevný kurz, ale zaokrouhluje se podle zákona o DPH nahoru na desetihaléře.
- X DPH na vstupu: Tento typ je určen pro účtování dokladů na vstupu, kde odběratel musí přebírat výpočet od toho, kdo doklad vystavil. V účetnictví se pro tento typ zadává DPH i základ. Kurz se použije pro kontrolu, zda výše DPH odpovídá základu. Zadá - li se pouze základ, účetnictví nabídne rozpočítání částky na cenu bez daně a daň.
Poznámky slouží pro libovolné doplňující údaje.
Podle připojených aplikací mohou být dostupné i další číselníky. Vždy jsou dostupné materiálové číselníky - SKP, JKPOV a harmonizovaný číselník - celní sazebník. Tyto číselníky není nutné používat. Ovládání všech číselníků je obdobné a jsou - li využívány některými aplikacemi, jsou potřebné věci popsány v dokumentaci příslušné aplikace.
