Účetnictví - Účetní předpisy

Princip

Účetní předpis je šablona, která popisuje, jak se má do účetnictví přenést určitý účetní případ, předaný v obecné podobě několika cen, středisek, zakázek a doplňujících údajů. Účetní případ může být zadán v jednoduchém formuláři účetnictví, speciálním programem nebo předán hromadně z jiného programu. Při hromadném účtování lze účtovat každý doklad jednotlivě nebo využít možnost kumulací a účtovat jedním souhrnném dokladem více požadavků najednou. Kumulují se doklady za určené časové období podle prvních dvou středisek, případně ještě podle první zakázky.

Účetní předpisy se používají především pro rozšíření možností standardního účetnictví například o fakturaci a pro automatizovaný příjem dokladů z jiných programů, zejména ze skladové evidence Dekameron. Lze jej použít v omezené míře i tam, kde chcete svěřit účtování mnoha stejných případů pomocné síle - pro tento účel se stávající verze příliš neosvědčuje. Velmi výkonné jsou účetní předpisy při přenosu informací ze skladu, kde umožňují zaúčtovat až několik tisíc dokladů za hodinu.

Omezení: Účetní předpisy neumožňují účtovat částky a střediska, pevně určená v účetním předpisu. Stejně tak nelze používat v jednom řádku součty nebo jiné kombinace předaných hodnot. Účetní předpisy umožňují pouze omezeně používat různé analytické účty podle určených podmínek. Lze rozlišit případy různých sazeb DPH nebo když není zadáno středisko, ale nelze směrovat různá střediska na různé analytické účty.

Příprava účetních předpisů

Příprava obecně

Účetní předpisy se tvoří obdobně jako běžný doklad v specializované řadě UP. S připravenými předpisy se pracuje buď přímo v účetnictví spuštěním práce s předpisy funkcí Special-Učetní předpisy nebo při hromadném přebírání dokladů funkcí Special-Ostatní-Automatický příjem, případně ještě v kombinaci s přenosem požadavků z jiného počítače funkcemi ze skupiny Pomocné-Přenos do účetnictví. Informace, předaná účetnímu předpisu k zaúčtování, se může skládat z následujících údajů:

Hlavička účetního předpisu

Řada: Vždy UP.

Číslo dokladu: Pro předpisy, určené pro hromadný příjem dokladů z dalších evidencí Dekameron má číslo dokladu přesně určený tvar. Jeho tvar je popsán v příslušné dokumentaci. Pro ostatní případy může být libovolné, slouží pouze k identifikaci a setřídění v nabídce.

Popis slouží pouze pro snadnou orientaci v nabídce předpisů.

Odkaz má speciální význam. Skládá se ze seznamu příznaků, oddělených vždy mezerou. Příznaky jsou:

Kumulace funguje jen tehdy, je - li povolena v parametrech účetnictví. Doklady, používající stejný předpis, se za dané období zkumulují do jediného dokladu. Dekády jsou do 10, 20 a do posledního dne v měsíci. Kumulace podle středisek rozlišuje podle prvního a druhého střediska, podle zakázek navíc podle prvního čísla zakázky. Třetí středisko a druhá a třetí zakázka se při kumulaci ignorují a program použije hodnoty z prvního dokladu.

Možnosti M a S jsou dobré na lehčí vyplnění formuláře, snižují počet polí, které se mají vyplnit. Možnost Z se používá pro automatické přebírání dokladů z jiné evidence v případě, že některé požadavky je třeba zlikvidovat bez jejich zaúčtování.

Příklad: Odkaz "F97 R02 X" znamená, že bude spuštěn program pro fakturaci UFAKT97 - viz dále, vytvořený doklad bude zařazen do řady 02 a nebude automaticky zaúčtován.

Poznámka: Do poznámky lze zapsat cokoli. Je - li předpis použit pro vyplňování pomocí standardního formuláře (odkaz neobsahuje příznak Fxx ani neslouží k hromadnému účtování), zobrazí se poznámka pod formulářem jako návod.

Ke dni, DPH: nemá smysl.

Seznam pohybů účetního předpisu

V seznamu účetního předpisu se vypisuje číslo a strana účtu běžným způsobem. Ostatní položky mají jiný význam a obvykle obsahují odkaz na příslušné políčko formuláře účetního předpisu.

Kolik a Základ: Do políčka Kolik se píše číslo od -20 do 20. Určuje, kterou částkou z požadavku a s jakým znaménkem při tvorbě dokladu program použije v políčku Kolik příslušného řádku. Číslo 0 znamená nulovou částku, 1 až 20 částku z prvního až dvacátého políčka, -1 až -20 tutéž částku, ale s opačným znaménkem. S polem Základ se pracuje obdobně.

Měna: Ponechejte prázdné nebo vyplňte přesně příznak měny, kterou chcete v řádku použít. Chcete - li přenést měnu z požadavku, napište jako měnu rezervovanou hodnotu X.

Koeficient - nelze vyplnit. Je - li v řádku použita měna s proměnným kurzem, bude použit kurz z požadavku pro účetnictví. V ostatních případech se přebírá kurz, definovaný v číselníku.

Středisko: nic nebo číslo 1 až 3. Číslo bude nahrazeno střediskem, které požadavek předá jako první až třetí označení střediska.

Zakázka: nic nebo číslo 1 až 3. Číslo se nahradí zakázkou, kterou požadavek předá jako první až třetí označení zakázky.

Saldo: Do místa příznaku pro saldo se zapisuje, zda a jak převzít informaci o firmě a bankovním spojení:

Podmínka - určuje, kdy má být řádek použit a kdy ne. Lze zadat:

Automatické zaúčtování dokladů

Automatické zaúčtování dokladů se používá při hromadném přenosu informací ze subsystémů do účetnictví. Každý požadavek na zaúčtování se zpracuje právě jednou. Pokud pro něj není nalezen účetní předpis, je ponechán v požadavcích na příště. Požadavky se účtují setříděné podle datumu, ke kterému byly vytvořeny (datum "ke dni" příslušného dokladu např. ve skladu).

Postup při automatickém účtování

1. Zkontrolujte, zda jsou připraveny potřebné účetní předpisy.

2. Je - li například sklad na jiném počítači, přeneste požadavky do počítače s účetnictvím. To se dělá takto:

a) Prací Pomocné-Přenos do účetnictví-Export nahrajte v počítači se skladem na disketu všechny připravené požadavky.

b) Co nejdříve poté vložte nahranou disketu do počítače s účetnictvím a udělejte Pomocné-Přenos do účetnictví-Příjem z diskety.

Pozor. Disketu lze vytvořit jen jednou, ale nahrát do účetnictví ji lze vícekrát. Protože se tento přenos dělá pravidelně, je nutné organizačně zabezpečit, aby se disketa takto přijala do počítače s účetnictvím jen jednou.

3. V tomto okamžiku je vhodné udělat záložní kopii účetnictví.

4. Spusťte účetnictví a proveďte práci Speciál-Ostatní-Automatický příjem. Nechte počítač pracovat a pouze potvrzujte jeho zprávy. Lze počítat s dobou 0,5 až 10 sekund na zaúčtování jednoho dokladu. Práce nesmí být v žádném případě násilně přerušena, jinak mohou být doklady poškozeny nebo příště zaúčtovány znovu. Během práce je hlášeno prvních deset chyb. Na konci program vypíše statistiku, kolik dokladů zpracoval a jak.

5. Zkontrolujte, zda je vše zaúčtováno (nezaúčtované doklady jsou na začátku řady, do které měly být zaúčtovány), případně doplňte a opravte doklady, které jsou chybné nebo neúplné. Zkontrolujte, zda odkazy na prvotní doklady navazují na minulou dávku a zda nedošlo ke zdvojení dokladů.

6. Pokračujte v práci běžným způsobem.

Poznámky

- Věnujte pozornost účetním předpisům. Chybný účetní předpis může způsobit zkomolení celého účetnictví, protože se použije mnohokrát. Podrobnosti k potřebným účetním předpisům naleznete v přílohách k dokumentaci zejména pro sklad.

- Požadavky se třídí podle požadovaného datumu "ke dni".

- V účetním předpisu může být požadována kumulace. V tom případě se požadavky kumulují podle určeného období (dekáda nebo měsíc) s rozlišením na středisko podle prvních dvou středisek, případně i podle první zakázky. Kumulaci lze vypnou v parametrech účetnictví. V tom případě jsou požadavky na kumulaci ignorovány a každý doklad je účtován samostatně.

- Některé činnosti mohou generovat dva požadavky na zaúčtování. Potom je nutné pomocí podmínek v předpisech zajistit, aby se všechny informace zaúčtovaly právě jednou. Například dojde - li ve skladu k přečerpání zásob při prodeji, bude po vyčíslení pořizovací ceny předán požadavek na její doúčtování, který ale bude obsahovat i údaje o tržbě a DPH.

- V požadavcích bývá řada nulových částek. Proto lze s výhodou použít u řádků, účtujících věci používané spíše vyjímečně, podmínku 0, která vytvořený doklad zjednoduší.

- Je velmi užitečné mít pro automatické účtování řady dokladů, které se na nic jiného nepoužijí.

Použití jednotlivých účetních předpisů

S jednotlivými předem připravenými účetními předpisy se pracuje v účetnictví spuštěním funkce Special-Učetní předpisy. Na obrazovce se objeví seznam účetních předpisů, ze kterých si postupně vybíráte ty, které chcete použít. Po spuštění klávesou Enter se buď objeví standardní formulář pro vyplnění hodnot, nebo se spustí určený program, například fakturace. Práce s účetními předpisy se končí klávesou Esc. Nezapomeňte prověřit, zda se všechny doklady zaúčtovaly - prohlédněte nezaúčtované doklady na začátku řady.

Fakturace

Program pro fakturaci pro plátce DPH eviduje vystavené faktury v archivu. Uloženou fakturu lze kdykoli znovu vytisknout nebo použít jako vzor pro novou fakturu. Po spuštění fakturace se objeví přehled již vystavených faktur. Program umí vytvořit tři druhy faktur - jednoduchou, obsahující pouze text a jedinou cenu, složitější, která může mít na každém řádku jinou sazbu DPH a ještě složitější, kde navíc může být na řádku údaj o počtu a ceně za jednotku. Po vytištění je faktura neměnná.

Ovládání programu fakturace

Ovládání programu používá novější verzi menu, které se aktivuje klávesou F10 nebo Alt. Pro často používané funkce jsou vyhrazeny kombinace kláves. Můžete si vybrat:

Změny - práce s jednou fakturou

Nový - klávesa Ctrl-N vystaví novou fakturu. Zobrazí prázdný formulář pro vystavení faktury, který vyplníte. Formulář obsahuje políčka:

Ukaž - klávesa Ctrl-Home ukáže detaily vybrané faktury a také ji umožní znovu vytisknout.

Kopie - klávesa F2 vystaví novou fakturu s tím, že vybranou fakturu použije jako vzor a příslušně zmodifikuje datum vystavení, zdanitelného plnění a splatnost.

Opis faktury - klávesa Ctrl-S vytiskne kopii faktury.

Klávesa F4 označí fakturu jako zaplacenou, klávesa F3 označí fakturu jako stornovanou. Tyto dvě funkce jsou jen pomocné a slouží pro označení faktur v archivu. Na účetnictví ani obsah faktury nemají žádný vliv.

Manipulace - práce s archivem faktur

Nastavení parametrů nastaví dlouhodobě platné parametry fakturace. Můžete nastavit:

Reindexace obnoví setřídění archivu faktur například po havárii počítače.

Vyčištění vymaže staré faktury až do určeného dne.

Hromadné účtování je pomocná funkce pro vyjímečné případy. Umožňuje dodatečně zaúčtovat vybrané faktury.

Nástroje, Edit, Okna: pomocné funkce - nepoužívejte.

Konec: Ukončení práce s fakturací.

Vlastní faktura

Stř, zakázka: Středisko a zakázka, na kterou se faktura vztahuje.

Vystaveno: Datum vystavení faktury.

Odběratel: Zkratka odběratele.

Řada: do které řady bude faktura zaúčtována.

Počet kopií: Určuje, kolikrát se faktura vytiskne.

Typ faktury: Mezerníkem si zvolíte jednoduchou nebo složitější fakturu.

Faktura číslo: číslo faktury.

Objednávka č.: číslo objednávky.

Konst.s.: Konstantní symbol platby.

Odběratel IČO, DIČ a adresa: údaje o odběrateli. Dají se zadat jen v případě, že v adresáři nemá adresa vyplněné jméno firmy.

Místo určení: Místo určené nebo konečný odběratel. Použití tohoto pole lze povolit nebo zakázat.

Den zdaň. plnění: Datum zdanitelného plnění.

Termín: Požadovaný termín úhrady faktury.

Způsob platby: Označení způsobu platby.

Text faktury (jednoduchá faktura): Do pole napište až deset řádek libovolného textu. Klávesu Enter můžete používat k oddělování řádek, ven z textu se dostanete klávesou tabulátor.

Text faktury (složitější faktura): Místo textu se objeví další okno s deseti řádky textu. Do prvního sloupečku se píše text, do druhého cena bez DPH a do třetího určení sazby DPH. Vyplnění textu se ukončí klávesou Esc nebo tlačítkem OK - viz dále.

Sazba DPH: sazba, platící pro jednoduchou fakturu.

Bez DPH: Cena celkem bez DPH.

DPH: Vypočtená daň celkem.

Záloha: Pole pro vyúčtování zálohy. Chcete - li částku k úhradě snížit o přijaté zálohy, uveďte do tohoto pole výši zálohy s opačným znaménkem.

K úhradě: Vypočtená částka celkem k úhradě.

Dodací list, přílohy, telefon: Doplňující informace.

Pobočka, účet: Bankovní spojení, na které chcete fakturu zaplatit.

Při vyplňování složitější faktury se zobrazí formulář s deseti řádky pro vlastní text faktury. Na obrázku je nejsložitější formát s kusy. Typ řádku je zde určen písmenem v prvním sloupečku - N je normální řádek a K řádek s kusy a kusovou cenou. Pohyb po formuláři se řídí šipkami a klávesou Enter a zpět do vyplňování faktury se vrátíte klávesou Ctrl-Enter nebo Esc. Jednodušší formát (bez možnosti zadávat kusy) se liší pouze tím, že první sloupeček chybí.

Účetní předpis pro fakturaci

Účetní předpis pro fakturaci jednak spouští vlastní program fakturace, jednak určuje, jak se vystavená faktura zaúčtuje. Předpis musí splňovat následující pravidla:

V hlavičce dokladu musí být uvedena řada UP a v poli Odkaz klíč F97. V poli Odkaz bývá vhodné použít též určení řady dokladů, například R02 a někdy zakázat automatické účtování písmenem X.

Středisko a zakázka, uvedená ve faktuře, se předávají pod číslem 1. Číselné údaje se předávají pod čísly:

1 - základ, podléhající DPH včetně paragrafů 19 a 25
2 - celkem k úhradě
4 - záloha, uvedená v samostatné kolonce vpravo dole.
14 - základ DPH 1. Sazba (22%)
15 - základ DPH 2. Sazba (5%)
16 - nepodléhá DPH dle §19 (ojeté vozy, láhve)
17 - osvobozeno od DPH dle §25 a dalších
18 - nepodléhá DPH (není zahrnuto v částce pod číslem 1). Tato částka byla do verze 2.3 včetně zahrnuta do zálohy a pokud ji používáte, je třeba při přechodu ze starší verze upravit předpis.

V řádku s definicí pohledávky je třeba do políčka "S" (saldo) uvést písmeno S. V řádcích pro účtování DPH je vhodné použít podmínku 0, aby nebyly zbytečně generovány prázdné řádky dokladu.

Účtujete - li několik typů vystavených faktur (za služby, za zboží atd.), můžete vytvořit pro každý typ zvláštní předpis nebo použít jeden univerzální, ve kterém nebude účet výnosů uveden.

Faktura pro neplátce

S fakturací pro neplátce DPH se pracuje obdobně s následujícími rozdíly:

Veškeré položky, týkající se DPH, jsou vynechány.

V účetním předpisu v poli Odkaz se místo F97 uvede F93.

Ceny 14 až 18 v řádcích předpisu nemají smysl. Předává se pouze částka celkem, záloha a částka k úhradě.

Předchozí část Obsah příručky Následující část