Účetnictví - Uzávěrky
Upozornění: Všechny práce uzávěrek v síťové verzi jsou přípustné jen tehdy, pracuje - li s firmou jediný počítač. Uzávěrky se skládají ze dvou částí. V té první je třeba důkladně prověřit stav uzavíraného období a odstranit nalezené nedostatky. Teprve poté lze použít funkce programu pro uzávěrky, protože po jejich dokončení jsou možnosti změn v uzavřeném období buď velmi omezené nebo zcela nemožné. |
Uzávěrkové operace jsou dostupné při práci s doklady pomocí funkce Special-Ostatní možnosti-Uzávěrky.
Uzávěrka DPH se provádí podle potřeby za měsíční nebo čtvrtletní období. Skládá se ze dvou fází. V první fázi je potřeba prověřit úplnost a správnost zaúčtovaných dokladů o DPH. Ve druhé fázi proběhne vlastní uzávěrka pomocí počítače.
Uzávěrka DPH neomezuje datumy, ke kterým se dá účtovat - můžete i potom účtovat do období, které již prošlo uzávěrkou. Při příští uzávěrce na to ale budete upozorněni a každý doklad, účtující před datum uzávěrky DPH, musíte ještě jednou potvrdit. Doklady, které byly vypsány ve výkazu uzávěrky DPH, jsou označeny a nelze je stornovat. To znamená, že můžete zpětně účtovat veškeré doklady, ale stornovat můžete jen doklady, které se netýkají DPH.
Funkce Uzávěrka DPH provede vlastní uzávěrku. Nejdříve připraví podrobný výkaz DPH za určené období, vytiskne jej a po Vašem souhlasu dokončí uzávěrku označením dokladů. Existují - li na účtech DPH pohyby, které patří do již uzavřeného období a dosud neprošly uzávěrkou, bude pro tyto pohyby vytištěn samostatný výkaz a budete na to včas upozorněni.
Účetní uzávěrka se dělá zpravidla k 31.prosinci ukončeného roku podle závazné metodiky. Vyžaduje řadu operací, které se provedou částečně automaticky a částečně ručně. Program Dekameron realizuje účetní uzávěrku způsobem, který dovoluje již před jejím provedením zahájit účetnictví v novém období. Můžete tedy v lednu dodělávat starý rok a přitom už vkládat do účetnictví i doklady nového roku bez rizika, že se evidence pomíchají.
Uzávěrkové funkce účetnictví Dekameron
Převod zisku je práce, která připraví a zaúčtuje doklad s převodem zůstatků nákladových a výnosových účtů k určenému datu na účet zisků a ztrát. Doklad bude sestaven s podrobností, která je dána parametry účetnictví - za celý podnik nebo s rozlišením zakázek, středisek nebo obojího. Doklad může mít až několik tisíc řádek. Funkci je možné použít i opakovaně. Pokud ještě po zaúčtování tohoto dokladu změníte náklady a výnosy, je možné vytvoření převodu zisku opakovat - převede už jen nové změny.
Účetní uzávěrka je poslední práce v uzavíraném období. Po jejím ukončení už nejsou v uzavřeném období možné žádné změny. Počítejte s tím, že účetní uzávěrka bude trvat cca třikrát déle, než nejnáročnější sestava. Účetní uzávěrka se provádí k určenému dni, zpravidla k 31.prosinci. Účetnictví musí být k tomuto dni bezchybné a v počítači musí být na pevném disku dostatek volného místa pro vytvoření kopií souborů účetnictví a pomocných souborů - zhruba 1.5 krát tolik, než zabírají soubory UCT_*. Práce účetní uzávěrka provede postupně tyto práce:
Vytvoří kopie souborů účetnictví v okamžiku těsně před účetní uzávěrkou do adresáře UUddmmrr, kde ddmmrr je den, měsíc a rok, ke kterému je uzávěrka dělána.
Připraví stavy všech účtů ke dni uzávěrky.
Zkontroluje, zda
- - všechny výnosové a nákladové účty jsou nulové
- - v souborech nejsou ukryté technické chyby
- - zda předvaha je bez chyb
Připraví a vytiskne předvahu a přehled aktiv, pasiv, nákladů a výnosů za uzavírané období
Připraví a zaúčtuje závěrečný doklad s převodem konečných zůstatků rozvahových účtů na konečný účet rozvážný a připraví doklad s počátečními stavy nového období. Doklad je připraven s podrobností, odpovídající používání středisek a zakázek v účetnictví.
Označí všechny uzavírané doklady, a nastaví datum poslední uzávěrky.
Všechny doklady starého období zůstanou v evidenci a ve většině případů je možné požadovat sestavy za období bez ohledu na provedenou uzávěrku.
Výmaz starých dokladů je pomocná práce, kterou se z účetnictví vyřadí již nepotřebné doklady starého období. Výmaz se provede k určenému datu včetně. Po výmazu je ještě třeba provést práci Pomocné-Čištění, jinak zrušené doklady stále zůstávají fyzicky přítomné. Vymažou se doklady uzavřeného období až do zadaného dne podle následujících pravidel:
Lze vymazat pouze doklady uzavřeného období z minulého a dřívějších let.
Doklady, které obsahují závazek, pohledávku nebo platbu, která nebyla vyrovnána nebo byla vyrovnána až v novém účetním období, nebudou zrušeny. V dokladech, které se neruší, ale odvolávají se pomocí salda na rušené doklady, bude tento odkaz nahrazen příznakem "vyřazeno".
Poznámky k provedení účetní uzávěrky
Je velmi vhodné udělat bezprostředně před uzávěrkou záložní kopii.
Prověřte, zda je na disku dostatek volného místa (cca 1.5 krát tolik, co zabírá účetnictví).
Doklady uzavřených období můžete nechat v účetnictví libovolně dlouho. Výmaz je vhodné provést až tehdy, stanou - li se staré doklady příliš obtížné (pomalá práce, špatná orientace apod.). Chcete - li i poté přístup do starých období, můžete ponechat na disku soubory v adresáři UUddmmrr a přepínat se do něj funkcí Special-Ostatní možnosti-Předchozí období nebo si vytvořit kopii firmy v instalaci Dekameronu a do ní soubory z UUddmmrr zkopírovat.
Soubory z adresáře UUddmmrr je třeba dlouhodobě archivovat na disketách. Lze pro to využít například program ARJ a dodaný soubor ZALOHA.BAT. Po archivaci je možné tento adresář na disku vymazat.
Používáte - li zakázky a střediska, mohou být uzávěrkové doklady velmi velké. Jejich objem lze podstatně omezit nastavení m příznaků "při uzávěrce v popisu účetní osnovy.
Počáteční doklad není zaúčtován. Provádíte - li zásadní změny metodiky, bývá někdy jednodušší počáteční doklad připravit ručně. Také je vždy možné počáteční doklad ihned zaúčtovat a později jej opravit dalšími doklady v řadě UZ.