Účetnictví - Obsah dokladu
Doklad se skládá z hlavičky a libovolně velkého seznamu pohybů. Doklad platí, jen je - li zaúčtovaný. Pouze v tom případě se promítá do účetní osnovy a dalších souborů programu, jinak jako by neexistoval.
Číslo dokladu má tvar Řada.pořadové_číslo/rok (např. 03.155/95). Řada se zadává při tvorbě dokladu, číslo dokladu se přiděluje automaticky až při jeho zaúčtování. Každá řada dokladů je během jednoho roku číslována od jedné. Vyjímku tvoří účetní předpisy, u kterých se číslo dokladu zadává podle konvence.
Při práci s doklady jsou doklady setříděny podle řady, roku, do kterého doklad patří a jeho pořadového čísla. Nezaúčtované doklady jsou zařazeny na začátku své řady bez ohledu na rok, stornované doklady zůstávají na svém místě. Většina sestav používá vlastního setřídění, nejčastěji podle datumu "ke dni" nebo podle čísla účtu.
Zvláštní doklady jsou zařazeny do řad, začínajících písmenem U - UZ, UK a UP. Tyto řady jsou programem zpracovávány odlišně od běžných řad a zejména v sestavách jsou doklady těchto řad často ignorovány.
Do řady UZ se účtují doklady s počátečními stavy účetního období. V řadě UZ je možné účtovat pouze na rozvahové účty, a to pouze ke dni, následujícímu bezprostředně po účetní uzávěrce.
Do řady UK se účtují uzávěrkové operace, zejména operace s účty 702 a 710. V řadě UK se účtuje k poslednímu dni účetního období. Doklady řady UK smí účtovat na stranu Dal nákladových a na stranu MD výnosových účtů.
V řadě UP se nedá účtovat. Je určena výhradně pro tvorbu účetních předpisů, kterým je věnována samostatná část příručky. Slouží například pro fakturaci a příjem dokladů z jiných produktů.
Řada pro storna a opravné doklady nemá žádné vyjímky. Standardně je pro tyto účely určena řada 10, ale je to možné pomocí Special-Nastavení-Parametry účetnictví změnit. V této řadě se automaticky nebo na povel tvoří doklady o stornu. Pokud není řada pro storna určena, budou se storno doklady tvořit ve stejné řadě, v jaké je zaúčtovaný doklad, ale není to příliš praktické. Stornovat lze i doklady řad UK a UZ.
Příznaky na rámečku hlavičky
Na rámečku hlavičky jsou informace o stavu dokladu. Na horní hraně jsou údaje o platnosti dokladu, na dolní hraně informace o poznámce a o autorovi dokladu. Může tam být:
- Zrušeno: Doklad je zrušen
- Konec: Jste úplně na konci za posledním dokladem
- Zaúčtováno: Doklad je zaúčtován, již jej nelze měnit. Promítá se do účetní osnovy.
- Stornováno: Doklad je stornován funkcí Special-Storno dokladu. Nepromítá se do účetní osnovy ani do saldo konta.
Pozn. na dolní hraně: Doklad má poznámku.
Zaúčtováno nebo Návrh dne uživatel: Informace o tom, kdo a kdy doklad naposled měnil nebo zaúčtoval. Při hromadném přenosu například ze skladu je jako uživatel uveden ten, kdo doklad zaúčtoval ve skladu.
Údaje v hlavičce
Řada určuje, do které řady dokladů tento doklad patří.
Č. Dokl. - číslo dokladu určuje program při zaúčtování. Proto je není možné zadávat. Číslo dokladu se přiděluje jako pořadové číslo v roce v řadě dokladů v okamžiku zaúčtování.
Ke dni je den, ke kterému je příslušný doklad zaúčtován, obvykle den zdanitelného plnění. Toto datum určuje den, ke kterému se pohyby na účtech promítnou do osnovy. Je rozhodující pro daňové účely. V řadě dokladů je možné účtovat ke kterémukoli dni až do poslední uzávěrky, ale není dobré v řadě účtovat "na přeskáčku". Pokusíte - li se zaúčtovat starší doklad, než je poslední doklad v řadě, vyžádá si od Vás program zvláštní potvrzení.
Vystav. je datum vystavení, doručení nebo obdobné datum. Od tohoto dne se počítá případné datum splatnosti. V menších firmách není třeba tento údaj používat.
DPH určuje měsíc, do kterého doklad patří z hlediska daně z přidané hodnoty a je rozhodující pro přiznání DPH. Standardně je odvozen od datumu, ke kterému je doklad zaúčtován. POZOR při přechodu mezi roky - celý účetní doklad patří do jednoho roku.
Popis je dlouhé prázdné pole - patří do něj stručný popis dokladu, např. Faktura za cement, nájemné za duben apod.
Odkaz slouží pro přesnou vazbu mezi počítačem a prvotními doklady. Do pole odkaz se heslovitě píše, kde je možné vyhledat prvotní doklad. U opravných dokladů se zde uvede číslo dokladu, který je tímto dokladem opraven.
Pomocné údaje
Poč.ř.: počet řádek dokladu. Pomocný údaj o velikosti dokladu.
Období: Účetní období - již nepoužívaný údaj z předchozích verzí programu.
Rozdíl MD-D: Rozdíl mezi stranami MD a Dal seznamu pohybů. Aby bylo možné doklad zaúčtovat, musí být nulový.
V jednom řádku se zapisuje změna na jednom účtu. Účetní doklad (kromě storno dokladů) má nejméně jeden řádek, typicky dva a více. Počet řádků dokladu je neomezený. Potřebné údaje se liší podle toho, jak je účet definován v účetní osnově a zda a jakou měnu použijete.
Základní údaje
Nnnn je pořadové číslo řádku dokladu.
Syn Ana je číslo účtu. Účet musí existovat a musí být povoleno jej používat. Pokud nevíte číslo účtu přesně, stačí napsat první číslice a pak si vybrat z nabídky programu. Číslo účtu se dá měnit jen při vytvoření řádku, pak už se opravit nedá.
M/D: Má dáti nebo Dal. Hodnota se mění mezerníkem nebo stiskem klávesy M nebo D. Použití stran MD nebo Dal může být omezeno v účetní osnově. Na nákladové účty lze účtovat pouze na stranu MD, na výnosové jen na stranu Dal. Pro rozvahové účty může být použití jedné strany omezeno - použití této strany je pak nutné dodatečně potvrdit.
Měna je označení použité měny nebo sazby DPH. Standardně je nabídnuta měna, uvedená v osnově, ale lze ji změnit na jinou nebo nepoužít žádnou.
Kolik je konkrétní částka, která se má na účet připsat. Její hodnota není nijak omezena. Je - li pro účet použita měna, může být hodnota Kolik spočítána z kurzu a základu.
Stř. - středisko je určení střediska podle platného číselníku středisek. Údaj může zůstat prázdný.
Zakázka - určení zakázky, které se pohyb týká.
Pozn. je vysvětlující komentář k tomuto pohybu. Je dobré jej vyplňovat u opravných dokladů a všude tam, kde účtujete netypické věci.
Základ určuje základ pro výpočet částky Kolik. Typicky to je částka v cizí měně nebo základ DPH. Vlastní částka se vypočítá jako Základ * Koeficient. Pro DPH se základ používá i pro osvobozená plnění, kde slouží pouze pro vedení výkazu a na účet se účtuje nulová částka.
Koeficient je kurz, ve kterém se základ převedou na tuzemskou měnu, nebo sazba DPH. Podle typu měny je pevný, měnitelný nebo jen informativní.
Rozšířená informace a saldo konto
Tato pole jsou dostupná jen pro účty, pro které je sledována rozšířená informace nebo vedeno saldo konto. Obsahují přesné údaje o bankovním spojení. Pro dobrou práci se saldo kontem je nutné na příslušných účtech správně vyplňovat zejména variabilní symbol, termín splatnosti a firmu. Pro plné využití příkazů k platbě jsou potřebné i ostatní údaje.
S je příznak saldo konta. Může být:
- I - rozšířená informace (nedá se párovat)
- S - nevyrovnaná platba nebo pohledávka
- K - zcela vyrovnaná platba nebo pohledávka
- C - částečně vyrovnaná platba nebo pohledávka
- nic - rozšířená informace neexistuje
Příznak salda nejde bezprostředně měnit. Je určen způsobem, jakým se řádek vytvořil nebo zaúčtoval.
Var.symbol je variabilní symbol platby (číslo faktury).
Firma je zkratka firmy, které se závazek/pohledávka týká. Firmu není nutné vyplnit, ale pak není možné přesně sledovat své závazky a pohledávky k jednotlivým firmám.
Termín je termín splatnosti. Program standardně nabízí jako termín datum operace + 14 dní, resp. + počet dní, uvedený v adresáři, ale lze to libovolně změnit.
K.s. - konstantní symbol platby
Číslo bank. účtu je nutné, používáte - li příkazy k platbě. Pokud není zadána firma, pokusí se program dohledat firmu v adresáři podle účtu.2
Následující informace platí při psaní nových položek. Při opravě existujících se uplatní pouze první bod, ostatní vazby jsou ignorovány.
- Možnost či povinnost zadání měny, střediska, zakázky a rozšířené informace je určeno popisem účtu v osnově a nastavenými parametry účetnictví.
- Období pro DPH standardně program určí z datumu Ke dni.
- Měnu lze použít jen pro ty účty, u kterých je to uvedeno v účetní osnově. Standardně se nabídne měna z účetní osnovy. Pokud to je v osnově dovoleno, lze ji změnit na kteroukoli jinou nebo měnu nepoužít.
- Použitá měna určuje, jak můžete manipulovat s položkami Kolik, Základ a Koeficient.
- Termín splatnosti se odvodí od datumu "Vystaveno" podle standardní splatnosti nebo splatnosti, uvedené pro zadanou firmu v adresáři. Z adresáře se doplní také bankovní účet.
