Účetnictví - Začínáme
Tato část je především určena pro ty, kteří přicházejí s účetnictvím Dekameron poprvé do styku. Je zde popsána základní obsluha účetnictví Dekameron a metodika nejčastějších účetních případů pro první seznámení s programem. Podrobné informace jsou dalších částech příručky a v přílohách. Nezapomeňte, že jednou zaúčtovaný doklad je neměnný, proto je nutné experimentovat ve "cvičné" kopii programu Dekameron. Pokud jste dosud s programem Dekameron nepracovali, prostudujte si úvodní části příručky Dekameron - Prostředí a číselníky.
Instalace podvojného účetnictví
1) Nejdříve instalujte program a založte firmu podle příručky Prostředí a číselníky.
2) Ve firmě zaveďte alespoň vlastní adresu firmy. Potom se připojí k evidenci účetnictví volbami Pomocné-Instaluj-Podvojné účetnictví-Nová instalace účetnictví. Takto instalované účetnictví je prázdné a obsahuje pouze standardně nastavené parametry.
3) Doplňte účetní osnovu. Standardní osnova pro auditované společnosti je na disketě Dekameron-Dodatky v adresáři DATA_APL. Do účetnictví se přenese funkcí Special-Ostatní-Přesuny-Doplň osnovu. Obdobně postupujte s doplněním výkazů dle Finančního zpravodaje.
4) Další fáze přípravy je ruční práce. Je třeba domyslet a připravit přesnou metodiku účetnictví firmy a této metodice přizpůsobit obecné číselníky, účetní osnovu a parametry účetnictví. Zejména u velkých podniků s rozmanitou činností a požadavky na co nejpřesnější evidenci je příprava účetní metodiky práce až na několik měsíců. Pro malé firmy, kde vystačíte pouze se sledováním závazků a pohledávek, DPH a podkladů pro daň z příjmů, lze vystačit s předdefinovanými parametry, ale i zde bývá potřebné doplnit účetní osnovu například o speciální rozlišení účtů 501 (spotřeba materiálu), 518 (ostatní služby), účtů pro sledování leasingů a podobně. Počítejte s tím, že u velké firmy (desítky tisíc dokladů ročně) dosáhnete zcela uspokojivé metodiky účetnictví až po několika letech.
S čím pracujete v účetnictví DEKAMERON
Základní jednotkou v účetnictví Dekameron je jeden doklad, který se skládá z hlavičky a seznamu pohybů. Doklad je stavěn tak, aby jednomu prvotnímu dokladu mohl odpovídat jeden účetní doklad v počítači.
Hlavička obsahuje společné údaje pro celý doklad, z nichž jsou nejdůležitější tyto:
Číslo dokladu je ve tvaru řada.pořadové číslo/rok. Řadu zadáváte sami podle toho, kam doklad logicky patří. Číslo účetního dokladu vytváří počítač při zaúčtování dokladu automaticky tak, aby v každé řadě bylo číslování celistvé.
Datumy: Rozhodující je datum Ke dni. K tomuto datumu se promítnou změny do stavů na účtech a je rozhodující pro věci, související s daněmi. Údaj může být doplněn odlišným datumem Vystaveno, který slouží pro určení termínu splatnosti a měsícem DPH, určujícím zařazení dokladu do přiznání DPH.
Popis slouží k hrubému určení, o co na dokladu jde a zadáváte jej podle sebe.
Odkaz je velmi významný údaj. Jeho hlavní účel je, aby bylo možné podle něj vyhledat prvotní "papírový" doklad. Píše se tam zkratkovitě, ve kterém šanonu a pod jakým číslem je doklad uložen. Pokud to jednoznačně plyne z čísla účetního dokladu, není třeba jej uvádět. Uvádí se zde například číslo dodacího listu, příjemky nebo pokladního dokladu. U opravných dokladů se do odkazu uvádí číslo opravovaného dokladu v počítači.
Stav je informace o tom, jak to s dokladem v počítači vypadá. Doklad může být nezaúčtovaný ("šmírák", návrh apod.), zaúčtovaný (nejčastěji) nebo stornovaný. Stav se zobrazuje na horní hraně rámečku hlavičky.
K hlavičce může patřit ještě poznámka. Používá se pro různé vyjímky, aby bylo v budoucnu jasné, o co šlo - důvod storna, podrobnosti opravného dokladu apod. Poznámku lze kdykoli doplnit, i po zaúčtování dokladu. Používejte ji u všech dokladů, které nejsou běžné, k jejich vysvětlení, a do všech dokladů, které opravujete, uvádějte důvod a čísla opravných dokladů.
Seznam pohybů obsahuje podrobnosti účetního dokladu. O každém pohybu na účtu obsahuje jeden řádek. Základní údaje na každém řádku jsou:
Účet (v popisu Syn Ana - syntetická a analytická část čísla účtu) je číslo analytického účtu dle použité osnovy.
MD/D obsahuje buď MD nebo Dal podle toho, na kterou stranu se účtuje.
Kolik: částka, o kterou se má stav na účtu změnit. Může být i záporná. Pokud účtujete DPH nebo v cizí měně, místo prosté částky se vyplňuje měna, základ a kurz nebo sazba daně.
Stř., Zakázka: U větších podniků je možné používat určení střediska a zakázky zvlášť pro každý pohyb na účtu. Lze použít pouze střediska a zakázky, které jsou v číselníku a je možné použití středisek nebo zakázek trvale zakázat.
Další údaje se liší podle toho, o jaký účet jde. Pro bankovní účet, závazky a pohledávky je evidence doplněna o přesnou specifikaci bankovního spojení a tím je možné vést v účetnictví rovnou i knihu závazků a pohledávek. U každého pohybu máte také 10 znaků pro vlastní poznámku, o co vlastně jde - hodí se pro různé vyjímky a tiskne se v deníku a v seznamu pohybů.
Nový doklad se tvoří pomocí funkce Nový v menu. Jednotlivá políčka se postupně vyplní a potvrdí klávesou Enter. Celý formulář se ukončí klávesou Enter na posledním poli nebo kdykoli kombinací Ctrl-W. Po vyplnění hlavičky přejde program do práce s jednotlivými pohyby - má vlastní svislé menu. Funkcemi Nový nebo Nové proti vytvoříte pohyby na účtech. Celý seznam ukončíte funkcí Konec - svislé menu zmizí, zkontrolujete a zaúčtujete funkcí Zaúčtuj. Pokud doklad není kompletní a v pořádku (např. MD není rovno Dal), nelze jej zaúčtovat.
Vyhledání dokladu: Doklady jsou setříděné podle řady a čísla dokladu. Nezaúčtované doklady jsou umístěné na začátku řady, do které patří. Podle čísla doklad naleznete pomocí klávesy F5 a vyplněním čísla dokladu, případně funkcemi Další a Předchozí můžete listovat po jednom dokladu tam a zpět. Další možností je funkce Přehled, který ukáže každý doklad na jednom řádku. V přehledu si šipkami vyhledáte doklad a klávesou Enter si jej zobrazíte detailně.
Oprava dokladu je možná, jen dokud není doklad zaúčtován. Hlavička dokladu se opraví funkcí Oprav, v seznamu pohybů se opravuje po volbě Seznam. Pomocí funkcí Další a Předchozí (posuny o řádek dopředu - dozadu - poznáte to podle šipky v levém sloupečku) vyhledáte řádek, který chcete opravit. Vlastní oprava řádku se dělá funkcí Oprav.
Saldokonto dovoluje vést knihu závazků a pohledávek pro vybrané účty. Saldo konto používá rozšířenou informaci u bankovního účtu (221 xxx) - přesný opis bankovního spojení - a na účtech závazků a pohledávek (321 xxx a 311 xxx) tutéž informaci navíc s možností párování. Párování znamená, že na účtu je možné spojovat pohyby na protilehlých stranách účtu (typicky pohledávku s její platbou). Pro práci se saldokontem se používá následující postup:
- Závazky a pohledávky se účtují běžným způsobem (funkce Nový) s podrobným uvedením bankovního spojení, zejména variabilního symbolu, termínu splatnosti a firmy.
- Bankovní výpis se účtuje tak, že jednotlivé řádky bankovního výpisu přesně opisujete na účet banky (221 xxx). Po zapsání každého řádku vyvoláte funkci Nové proti. Ve sporných případech (nesouhlasí var.symbol, firma nebo částka) musíte ještě pohledávku dohledat v seznamu, který Vám program nabídne. Pro ostatní případy (úroky, vklad hotovosti, mzdy) zadáte číslo účtu ručně.
- Pro dodatečné úpravy je k dispozici Special-úpravy salda, kde můžete měnit párování všech dokladů.
DPH se účtuje způsobem, velmi podobným práci s cizími měnami. Účtuje se pomocí základu daně a kurzu, který odpovídá sazbě DPH (0.22, 0.05 nebo 0 pro osvobozené). Na účtu 343 je připravená analytika, odpovídající požadavkům finančního úřadu na vedení výkazů. DPH se účtuje obvykle takto:
- DPH na výstupu se účtuje pomocí základu daně, ze které program sám vypočítá daň.
- Osvobozená plnění se účtují také na účet 343 tak, že se na určený účet uvede základ. Částka daně je vždy nulová, účet slouží pro vedení výkazu a pro stanovení koeficientu pro krácení odpočtu.
- DPH na vstupu se účtuje tak, že zadáte částku daně i základ, ze kterého je daň určena. Důvod je ten, že doklady na vstupu mívají řadu vyjímek a vypočítat daň rovnou pomocí sazby často není možné.
- Zjednodušené daňové doklady se účtují tak, že částku daně necháte nulovou a do základu napíšete částku včetně DPH. Program Vám nabídne rozpočítání na základ a daň.
- Zaokrouhlování: Program preferuje zaokrouhlování na desetníky. Pro zaokrouhlování na haléře je nutné upravit číselník měn.
