Sklad - Metodické poznámky

Spolupráce s číselníky

• Splatnost se přebere při vystavení faktury a počítá se ode dne vystavení.

• Sloupec z adresáře se použije pro určení prodejních cen.

• DIČ má význam pro příjmy. Pokud chybí, sklad předpokládá, že jde o neplátce.

• Skupina v adresáři se dá použít při hromadné fakturaci. Takto lze při mnoha firmách rozdělit firmy do skupin a každou skupinu fakturovat zvlášť. Můžete například vybraným firmám zadat do pole Skupina údaj S01 a při hromadné fakturaci pak zadat, že chcete fakturovat jen tuto skupinu.

• Pokud se ve skladové kartě vyplní JKPOV nebo harmonizovaný číselník, přebírá se sazba DPH z číselníku, pokud se nalezne položka, odpovídající prvním číslicím. Harmonizovaný číselník má přednost před JKPOV.

Tvorba skladových čísel

Skladová čísla lze tvořit libovolně tak, aby v jednom skladu neexistovaly dvě stejná skladová čísla. Obecně může skladové číslo obsahovat i písmena a další znaky. Pro více položek ve skladě je ale dobré si připravit systém s rozdělením na skupiny, případně i podskupiny tak, aby byla lepší možnost globální orientace ve skladu. Osvědčují se následující pravidla:

• Skladová čísla tvořit tak, aby se dala dobře pamatovat. Například takto:

  1. LI ORAN limonáda oranž.
  2. LI CITRO limonáda citron
  3. LA 0.3 láhev 0.33 litru
  4. LA 0.7 láhev 0.7 litru
  5. MY SERIK mýdlo šeřík ... atd. si skladník snadno zapamatuje a zapamatuje si to rychle i nová síla. Navíc se program chová inteligentně v případě, že zadáte skladové číslo neúplně. Například skladové číslo LI C je dostatečně jasné pro to, aby program pochopil, co chcete. Pokud si skladová čísla uděláte takto:

1. 15012 limonáda oranž.
2. 15013 láhev 1.5l
3. 15014 láhev 0.33l
4. 15015 mýdlo šeřík
5. 15016 limonáda citron ... budou velmi podobná čísla úplně různých položek a je velké riziko omylů. Časem si na to skladník sice zvykne, ale může to trvat velmi dlouho.

• Určete pevně strukturu počátku skladového čísla. V předchozím případě je možná struktura naznačena. Jako výhodné se ukazuje určit pevně význam prvních dvou znaků, u větších skladů první znak jako skupinu a v každé skupině dva až tři znaky jako podskupinu. Takové rozdělení má význam jednak pro skladníka (ví například, že všechny limonády začínají "LI"), jednak pro tisky, kde je možné vytisknout přehledy podle takto určených skupin.

Toto pravidlo souvisí také s používáním vratných obalů a sazeb. Je lepší, když pro tyto položky je také určena zvláštní skupina (např. všechny obaly začínají "OB").

• Obecně by ve skladovém čísle měly být napřed "důležitější" údaje (druh výrobku), pak bližší specifikace a nakonec údaje "podřadné", například údaj o balení.

• Počítejte s tím, že v evidenci budou "mrtvé" karty (ukončená výroba apod.), které je dobré mít někde na jedné hromadě. Rezervujte si pro takové karty například skupinu "ZZ" (zahozeno, bude na konci seznamu) a vyřazení karty provedete tak, že na začátek dosavadního skladového čísla připíšete "ZZ ". Skutečnou likvidaci karty můžete udělat až tehdy, když se na ni neodkazují žádné doklady.

Tvorba prodejních cen a zaokrouhlování

Zaokrouhlování

1. Daňové doklady jsou zaokrouhlovány tak, že celkové ceny bez daně jsou pro každou sazbu DPH sečteny, zaokrouhleny na desetníky a k tomu je spočítána daň se zaokrouhlením na desetníky nahoru.
2. Ostatní doklady jsou zaokrouhlovány pouze na haléře.
3. Prodejní ceny jsou zaokrouhlovány nahoru na daný počet platných a desetinných míst. Zde může vzniknout kombinací zaokrouhlení prodejní ceny a daňového dokladu viditelná odchylka od nabízené ceny, proto je dobré nechat radši větší počet desetinných míst. Nezapomeňte na to, že uvnitř programu se pracuje vždy s cenami bez daně. Při malém počtu levných položek to způsobuje, že prodej je někdy o desetník dražší kvůli konečnému zaokrouhlení DPH.
4. Jednotkové ceny jsou v dokladech vždy dopočítány z celkové ceny bez daně a jsou zaokrouhlené na daný počet desetinných míst.

Tvorba prodejních cen

Při prodeji lze použít několik způsobů tvorby cen. Nejjednodušší postup je přímo psát do dokladu jednotkovou cenu. Je to přijatelné tam, kde je málo položek na skladě nebo tam, kde se ceny určují vyloženě individuálně pro každý případ. Další možnost je určit prodejní ceny přímo ve skladových kartách pro každou kartu individuálně a poslední možnost je využít cenové skupiny - tento způsob už vyžaduje poměrně pečlivou přípravu. Obecně platí - čím více věcí ve skladě a čím menší pravomoc skladníka, tím lépe je třeba domyslet systém cen.

1. Ceny se zadávají individuálně. Vhodné pro velmi málo karet a velmi volnou tvorbu cen. Při tomto způsobu se cena vyplní až v dokladu. Toto je prakticky jediný způsob, použitelný při příjmech do skladu, kde ceny stále kolísají. U prodejů je tato metoda velmi citlivá na lidský faktor a proto není vhodná tam, kde se pracuje často ve stresu.

2. Ceny jsou ve skladových kartách. Tento způsob je nejčastější. Při tomto způsobu má každá skladová karta správně vyplněnou výchozí cenu a přirážky pro jednotlivé prodejní ceny. Karty jsou zařazeny do cenové skupiny 0. Při prodeji skladník zadává pouze počet kusů a cenu program přebírá z karty. Při nákupu je nutné dát pozor na časté odchylky cen - měla by se používat cena, za kterou byl materiál skutečně nakoupen. Změna prodejní ceny se provádí individuálně opravou ve skladové kartě.

3. Ceny ze skladových karet s použitím cenových skupin. Vhodné pro větší množství položek. Postup je obdobný s tím rozdílem, že je předem připravena tabulka cenových skupin s přirážkami, vhodnými pro určitý charakter zboží (například skupina 1 pro běžné zboží má přirážku 10%, pro "luxusní" zboží se použije skupina 2 s nastavenou přirážkou 20%). Každá karta je zařazena do určité cenové skupiny s možností použít i skupinu 0 pro výjimky. Tato metoda je vhodná, je - li ve skladě mnoho podobných položek a bylo by neúnosné měnit cenu každé položky individuálně. Změna prodejních cen se provádí individuálně opravou výchozí ceny ve skladové kartě nebo hromadně opravou v tabulce cenových skupin a následně funkcí Special-Výměna sazeb.

Okamžitou změnu prodejních cen lze pro kartu provést při nákupu zboží tak, že do políčka C.p. vyplníte znak N (nová cena). Při zaúčtování dokladu se jednotková cena přenese do karty a všechny následující prodeje již použijí nové prodejní ceny podle zadaných přirážek. Toto se nedělá, když se Vám povede výhodná koupě za nižší cenu, než je obvyklé.

Metoda FIFO

Metoda FIFO skladu DEKAMERON pracuje tak, že si pamatuje ceny všeho, co jde "dovnitř". Když jde potom materiál "ven", vybere program při zaúčtování dokladu ceny nejstarších položek na skladě a odečte od nich vydané množství a poměrnou cenu. Tento postup není možné přímo ovlivnit. Je třeba si uvědomit, že cenu počítá z položek, které jsou k dispozici ve chvíli, kdy se zaúčtování provádí. Mechanizmus je ještě doplněn položkou pro množství a cenu ze stornovaných dokladů, které se chovají jako nejstarší a likvidují se vždy jako první.

V praxi to vypadá v ideálním případě takto:

První prodej čerpal z nejstaršího nákupu s kusovou cenou 10,-Kč. Druhý prodej použil zbylých 10 ks z prvního a 10 ks druhého nákupu, proto je jeho pořizovací cena 10*10 + 10*16 = 260.

Opožděně evidované nákupy vedou obecně ke kolísání pořizovacích cen a proto je velmi dobré tyto případy omezit na minimum.Obdobné problémy vznikají v případě, když dodavatel například při nákupu deseti palet zboží dodá jedenáctou "grátis". Pokud to přesně tak použijete ve své evidenci, bude pro některé prodeje pořizovací cena nulová. V globálním měřítku to nevadí, ale může to způsobit řadu problémů zejména na konci roku a také v případech, kdy se materiál vydává na různá střediska a chcete přesně sledovat jejich hospodářský výsledek.

V praxi se často stává, že se do skladu přijme položka, ale není dosud k dispozici faktura. Pokud skladník čeká na fakturu a už začne prodávat, stane se například toto: První nákup bude do počítače zaveden až nakonec po realizaci obou prodejů. Protože počítač neví, že taková dodávka existuje, použije tu, kterou má k dispozici:

Protože nejstarší nákup se dostal do evidence pozdě, jsou realizované prodeje oceněny dráž a následující prodej bude naopak levnější. Prodej použil nejstarší nákup, který byl k dispozici v okamžiku zaúčtování. Kvůli opoždění to byl až druhý, dražší příjem.

Pokud přijmete záporné množství, bude pořizovací cena určena přesně stejně, jako by bylo toto množství běžným způsobem vydáno. Cena se může lišit od ceny, kterou uvedete v příjemce.

Pokud vydáte záporné množství, bude přijato za nejvíce pravděpodobnou cenu. Ta se určí podle možností jako průmerná cena zboží na kartě, jako výchozí cena a nejde - li ani to, použije se cena z dokladu.

Storna

Storna by se měla dělat co možná nejméně. Storno zruší zaúčtovaný doklad tak, aby co možná nejlépe vrátil stavy tak, jako by doklad nebyl nikdy zaúčtován. V praxi to má řadu omezení, souvisejících s DPH a s metodou FIFO.

Kdy dělat storna:

- Když na chybu přijdete ihned po zaúčtování dokladu.

- Když to nejde vyřídit jinak a doklad o prodeji ještě neopustil Vaši firmu.

Kdy storna NEDĚLAT:

- Když už doklad opustil Vaši firmu nebo prošel přiznáním DPH. V tom případě vystavte opravný doklad.

- Když se při nákupu spletete jen v ceně. Upozorněte na to účtárnu a ve skladě to nechte být.

- Když je z příjmu už čerpáno a je možné to udělat jakýmkoli jiným způsobem. Můžete udělat na rozdílné množství novou příjemku nebo výdejku.

Podrobnosti o stornech

Storno výdeje vrátí vydaný materiál zpátky na sklad. Provede to tak, že vrácené množství je v dané pořizovací ceně uloženo jako nejstarší neprodaný nákup a nejdříve se čerpá.

Storno příjmu je možné bez problému provést, dokud se z dokladu ještě nečerpalo. Pokud se stornuje později, je nutné vypořádat již prodané množství, což může ovlivnit ceny. Při stornu příjmu se odečte ze stavu množství a cena, uvedená v dokladu. Pokud se z dokladu již čerpalo, je vyčerpané množství uloženo obdobně, jako při stornu prodeje a je zpracováno při nejbližším prodeji. Protože jde o záporné částky, může dojít ke zkreslení pořizovacích cen jednotlivých výdejek a prodejů, následujících po stornu, zejména v případech, kdy je stornovaný doklad nahrazen ihned novým se stejným množstvím, ale jinou jednotkovou cenou. Pak se celý rozdíl cen promítne do nejbližšího výdeje.

Uzávěrka skladu

Uzávěrka skladu vyčistí evidenci od starých dokladů a nahradí je pro každý sklad jedním dokladem se stavem ke dni uzávěrky. Uzávěrka se dělá podle množství dokladů a potřeby jednou ročně až jednou měsíčně. Postup uzávěrky je následující:

1. Program si prověří stav skladu (kontrola integrity) a prověří, zda v uzavíraném období nejsou doklady ve stavu Zaúčtováno-odloženo. Pokud ano, nepokračuje.

2. Program si spočítá stavy v okamžiku uzávěrky a všechny starší doklady uloží do adresáře s názvem

USddmmrr, kde ddmmrr je den, měsíc a rok, ke kterému se uzávěrka dělá. Například uzávěrka k 31.12.1993 uloží staré doklady do adresáře US311293.

3. Vytvoří se doklady o stavech na skladě s číslem N0/rok pro každý sklad.. Při použití vratných obalů se vytvoří též soubor s počty obalů, půjčených jednotlivým firmám.

Různé

Přečerpání

Sklad dovoluje přečerpávat zásoby. Takto lze pracovat operativněji, protože můžete prodávat ihned po fazickém příjmu zboží, aniž by bylo nutné čekat na fakturu s cenami. Je ovšem nutné toto držet na přijatelné úrovni.

Přečerpaný doklad je ve stavu Odloženo. Existuje - li jediný takový doklad v uzavíraném období, nelze uzávěrku provést.

Přečerpané doklady je nutné "dokončit" prací Special-Zvláštní operace-Zaúčtuj odložené co nejdříve po přijetí chybějícího zboží. Pokud ponecháte dlouhodobě přečerpané doklady, budou nakonec oceněny podle mnohem novějších příjmů a může dojít ke zkreslení skutečného stavu zásob k určitému dni.

O pořizovací ceně dokladů, u nichž došlo k přečerpání, se neúčtuje. Toto se týká celého dokladu bez ohledu na to, v jak podstatné části k přečerpání došlo. Může to vést k podstatnému zkreslení - "vylepšení" hospodářského výsledku firmy v účetnictví o pořizovací cenu těchto prodejů. K proúčtování dojde až po vyčíslení celé pořizovací ceny funkcí Zaúčtuj odložené.

Převody mezi sklady

Sklad neumí přímo provádět převody, Proto je nutné použít dva doklady - výdejku z předávajícího skladu a příjemku do přejímajícího ve stejné ceně a stejné struktuře materiálů. Je třeba postupovat následovně:

Výdejka musí obsahovat v poli Sklad číslo vydávajícího skladu a v poli Středisko číslo přijímajícíhu skladu.

Příjemka obsahuje v poli Sklad číslo přijímajícího skladu a v poli Středisko číslo vydávajícího skladu.

Příjemka musí být vystavena až po vystavení výdejky v přesně stejných cenách, jako výdejka, jinak dojde při spotřebě ke zkreslení nákladů.

Ocenění souvisí s vnitropodnikovou metodikou. Výdejku je možné ocenit pořizovacími cenami - obvyklý způsob nebo smluvními (vnitropodnikovými) cenami. Ve druhém případě je obtížnější metodika účetnictví, protože to vede na práci s vnitropodnikovými náklady a výnosy. I při použití vnitropodnikových cen je skutečná cena vyskladněného materiálu dána metodou FIFO a bude odlišná od ceny, uvedené na výdejce.

Přenos do účetnictví záleží na metodice firmy - při metodě B se neúčtuje, při metodě A se osvědčuje účtovat přes účty "na cestě". Metodika musí určit, komu zásoby "na cestě" patří, zda ještě předávajícímu, nebo už přijímajícímu středisku.

Spolupráce s účetnictvím DEKAMERON

Do účetnictví Dekameron se mohou přenášet požadavky na zaúčtování pro každý realizovaný doklad. V účetnictví musí být připraveny účetní předpisy pro všechny případy tak, aby se doklady účtovaly podle požadované metodiky pro jednotlivé sklady. Vlastní zaúčtování se provede v účetnictví funkcí Special-Automatický příjem. Protože jde o náročnější operaci, je dobře těsně před tím udělat záložní kopii. Je - li sklad na jiném počítači, než účetnictví, lze data přenášet pomocí diskety funkcí Pomocné-Přenos do účetnictví.

Protože automatizovaný přenos do účetnictví je poměrně náročný na přesnou metodiku, je vhodný až pro sklady, kde objem dokladů by příliš zvýšil nároky na práci účtárny. Pro malé objemy dokladů je jednodušší účtovat ručně, případně přenášet například pouze vystavené faktury.

Je velmi dobré, když pro automaticky účtované doklady je v účetnictví vyhrazena zvláštní řada, do které se ručně vůbec neúčtuje ani jinak se do ní nezasahuje s výjimkou případů, kdy dojde k nějaké kolizi (například neprojde doklad o stornu nebo se dávka s doklady ztratí). Obdobně je dobré si ujasnit analytické účty tak, aby bylo možné porovnávat účetnictví se skladem.

Co se přenáší:

• - Záznamy o každém dokladu podle toho, jak jsou nastavené parametry skladu. Záznam se předá v okamžiku zaúčtování dokladu bez ohledu na to, zda je známá jeho pořizovací cena.
• - Záznam o každém stornu
• - Záznamy o fakturách, vystavených funkcí Special-Fakturace
• - Záznamy o dodatečně dopočítaných pořizovacích cenách
• - Záznamy o vystavených a stornovaných zálohových fakturách
• Nepřenáší se informace o rezervaci dokladu.
• Nepřenáší se údaje o dokladech s počátečními stavy, vytvořených při uzáverce skladu.
• Informace o faktuře, vystavené současně s dodacím listem (platba FA) se přenesou jako součást záznamu o dodacím listu.

Účetní předpisy

Účetní předpisy se vytvářejí v účetnictví a slouží k zaúčtování přijatých požadavků ze skladové evidence. Obecné informace o jejich tvorbě a použití jsou v dokumentaci účetnictví. Následující tabulka uvádí přesný význam jednotlivých možných parametrů účetního předpisu tak, jak jsou hodnoty předávány skladovým programem:

**) - Tyto ceny nemají smysl pro doklady, pro které nebyla zcela určena pořizovací ceny (odložené doklady a jejich storna).

První tři písmena čísla účetního předpisu (v příkladě ZBZ) musí souhlasit se znaky, uvedenými v tabulce skladů ve sloupci Prefix. Od základních účetních předpisů lze odvodit další, například předpis pro doúčtování pořizovací ceny bude stejný, jako pro prodej, ale bude obsahovat jen poslední dva řádky a bude mít číslo ZBZPFAP, resp. ZBZPHOP. Předpisy pro storno budou obdobné s opačnými cenami (-1 až -20) a budou mít čísla např. ZBZPFAS. Podrobnosti o tvorbě účetních předpisů naleznete v příručce pro účetnictví.