Prostředí - Metodické pokyny

Údaje o vlastní firmě

Všechny následující údaje jsou plně platné až po ukončení práce s firmou a novém vstupu do evidence firmy.

• Adresa, IČO, DIČ, bankovní účet a další údaje o firmě je nutné uložit do adresáře pod rezervovanou zkratkou *FIRMA (včetně hvězdičky na začátku). Jméno firmy a IČO z této adresy se tisknou na téměř všech sestavách.

• Sazby DPH, splatnost faktur a další parametry se nastavují pomocí Pomocné-Parametry firmy. Parametry, specifické pro jednotlivé aplikace se nastavují uvnitř těchto aplikací.

• Označení firmy na obrazovce: V seznamu firem v úvodní nabídce programu lze změnit pomocí Systémové operace - oprav popis firem. Uvnitř firmy je popis firmy uveden na v horní části obrazovky. Lze jej změnit funkcí Pomocné-Parametry firmy. Chcete - li mít firmu odlišnou od ostatních na první pohled, použijte v téže funkci jiné barevné ladění, než pro ostatní firmy.

• V číselníku středisek může mít každé středisko uvedenu svou vlastní adresu.

Tvorba klíčových údajů

Tvorba klíčových údajů číselníků (zde jim budeme říkat pro jednoduchost čísla) - zkratky firem, označení středisek a zakázek, v aplikacích čísla účtů nebo skladová čísla je ponechána zcela na Vás. Jsou zde ovšem pravidla, která je dobré dodržovat. Pokud znáte podvojné účetnictví, může Vás v mnohém inspirovat předepsaná účetní osnova, která pracuje na obdobných principech. Tato část úzce souvisí s následující částí Třídění.

Jak se chová program

• Dvě položky nemohou mít stejné číslo (číslo zakázky, zkratku a podobně). Toto obvykle plně zajišťuje program, který Vám to prostě nedovolí.

• Čísla položek jsou až na výjimky znakové údaje, a to i tehdy, obsahují - li pouze číslice. To má vliv zejména na třídění položek, které se nerovnají podle numerické hodnoty čísla, ale abecedně. Například číslo 2 následuje až po číslech 1, 10, 15, 1234 apod., ale 02 je před nimi, protože rozhoduje nejdříve první znak - nula je v abecedě před jedničkou.

• Položka s kratším číslem v sobě nějak (podle toho, o co jde) zahrnuje položky s delším číslem, které začínají stejně. Položka s číslem 1 v sobě zahrnuje položky 10, 13, 1234 atd.

• Téměř všude, kde se v programu nastavuje nějaký výběr, se ignorují mezery na konci textu a položka výběru se chápe přesně jako "vše, co takto začíná" nebo "vše, co toto obsahuje. Při pokusu vybrat položku s kratším číslem s ní obvykle splynou všechny s číslem delším. Výběr "středisko číslo 1" obvykle znamená "všechny střediska, začínající znakem 1".

• Totéž platí i pro nevyplněné údaje. Obvykle nelze vybrat položky, které mají nějaký údaj prázdný. Program to zpravidla ve výběru chápe nikoli jako "nic", ale jako "cokoli".

Jak s tím počítat

• Počítejte s tím, že se objem číselníků bude zvětšovat. Má - li firma na začátku šest středisek, není dobré je označit jen čísly 1 až 6, protože při dalším růstu budete brzy potřebovat středisko 10, které ale splyne se střediskem 1. Mnohem vhodnější je počítat s růstem už předem a označit střediska delšími čísly. Pak můžete bez problému přidávat další čísla, aniž by došlo k nežádoucímu splynutí. Podle možností programu si nechte rezervu na deset až stokrát větší objem číselníku.

• Podobné věci začínejte podobným číslem a odlišné věci odlišným číslem. Využijete to v okamžiku, kdy potřebujete získat souhrnné údaje. Také počítejte zejména u číselníku zakázek s tím, že pro něj můžete v budoucnu najít další využití a rezervujte si některé počáteční znaky do budoucna.

• V adresáři a číselníku zakázek je u menších firem vhodné přidělovat čísla mnemotechnicky. Ušetříte si tím mnoho omylů a práci s vyhledáváním správného čísla. Mnemotechnika vyhovuje pro několik set položek.

• Chcete - li přesně sledovat nějaký údaj (například spotřebu pohonných hmot podle vozidel pomocí zakázek), vyplňujte příslušný údaj vždy. Proto je nutné zavádět do číselníku položky, označované obvykle jako režie.

Některé obvyklé postupy:

- Zkratky firem se zadávají obvykle mnemotechnicky. Pokud se zkratky přidělují na více samostatných počítačích, je třeba stanovit pravidla tak, aby nedocházelo k přidělení stejné zkratky různým firmám a aby co nejméně docházelo k přidělení více zkratek jedné firmě.

- Při velkých počtech adres (tisíce) se lépe než mnemotechnika osvědčuje číslování (čtyř až pětimístná čísla včetně vedoucích nul, například 00001), případně kombinace rozdělení do více skupin a číslování. Seznamte své partnery se zkratkami, které jste jim přidělili a požádejte je, aby je uváděli ve styku s Vámi.

- Pro čísla zakázek první jeden či dva znaky pevně určují význam zakázky, ostatní znaky jsou mnemotechnické nebo číslo s pevnou délkou. Například zakázky pro osobní automobily budou začínat znaky "AO" a pokračovat jeho poznávací značkou.

- Má - li číslo obsahovat pořadové číslo a rok, zadá se rok před pořadovým číslem a pořadové číslo má pevný počet míst. Například první zakázka v roce 96 dostane číslo 960001.

Třídění údajů

Třídění je způsob, jakým jsou uspořádány položky jednoho souboru. Nejčastěji se používají tři druhy třídění:

• Znakové třídění podle českých pravidel - pořadí aAáÁbBcCč...hHchChiI....zZžŽ0123456789. Ve skutečnosti to je složitější - zejména jde o písmeno Ch, zatříděné mezi H a I, ignorování velkých a malých písmen a délky souhlásek v případech, kdy se liší další písmeno a další méně významná pravidla.

• Znakové třídění ve strojovém kódu - pořadí 01234567890ABC....Zabc....z a nakonec české znaky v téměř náhodném pořadí. Třídí se vždy jeden znak po druhém. V některých případech program třídí podle hodnoty, převedené na samá velká písmena.

• Číselné třídění lze použít pouze pro číselné hodnoty a odpovídá matematickému porovnávání.

Znakové třídění se často používá i tam, kde se používají číselné hodnoty. Je třeba s tím počítat. Příklady třídění:

Všimněte si zejména odlišného setřídění čísel u znakového a číselného třídění. Proto je u řady údajů třeba doplňovat vedoucí nuly a psát místo 5 například 0005.

Oprávnění uživatelů

Systém identifikace uživatelů a jejich oprávnění slouží především ve větších firmách k určení, kdo má přístup k programu a jak smí manipulovat s údaji jednotlivých firem. V malých firmách, kde s programem pracuje jediná osoba nebo v počítačových sítích, kde se uživatel musí identifikovat již při spuštění počítače, není nutné tento prostředek používat. Identifikace uživatelů přímo v programu Dekameron sebou nese zejména ve větších firmách řadu praktických výhod:

• Program je pro náhodné návštěvníky a nezvané osoby hůře dostupný.
• O téměř každém údaji v programu lze později zjistit, kdo jej naposled změnil.
• Každému uživateli lze omezit nebo zcela zakázat přístup k určitým informacím prostřednictvím programu a také zakázat používání některých "nebezpečných" funkcí.

Oprávnění lze přidělovat mnohem jemněji, než pomocí oprávnění síťového prostředí. Také budete na síti lépe chráněni proti běžné situaci, kdy se uživatel po příchodu do práce přihlásí a zůstane přihlášený i tehdy, když u počítače vůbec není.

Identifikace nechrání proti úmyslnému neoprávněnému získání Vašich dat kvalifikovanými odborníky nebo jejich úmyslnému poškození jinými programovými prostředky.

Základní vlastnosti systému oprávnění

• Na úrovni celého programu musí být uživatel uveden v seznamu. Každý uživatel se při spuštění programu musí přihlásit svým identifikátorem a heslem. Pokud uživatel není v seznamu nebo zadá špatné heslo, program ihned končí. Tím je zajištěno, aby s programem nemohla pracovat nepovolaná osoba. Na úrovni celého programu je také možné přidělit či odebrat uživateli systémové oprávnění. Uživatel bez systémového oprávnění nemá dostupnou volbu Systémové operace, uživatel se systémovým oprávněním má vždy veškerá práva a nelze jej v nich nijak omezit. Seznam uživatelů s přístupem k programu se tvoří funkcí Systémové operace - Jména a oprávnění uživatelů.
• Na úrovni celé firmy lze uživateli určit, zda má právo informace v této firmě pouze číst, obecně zpracovávat či zda k ní nemá žádný přístup. Zde lze také nastavit, že uživatel "má právo jako" a tím velmi rychle vytvářet a měnit skupiny uživatelů se stejnými právy. Toto se realizuje ve firmě funkcí Pomocné-Seznam uživatelů.
• Přesnější specifikace práv uvnitř firmy se provádí jednak funkcí Pomocné-Oprávnění pro společnou část, jednak obdobnými funkcemi v jednotlivých aplikacích. Zde lze například nastavit právo na změny v adresáři, změny číselníku středisek, právo stornovat doklady atd.
• V nové instalaci je systém oprávnění vypnutý a zapne se prvním použitím funkce Jména a oprávnění uživatelů v systémových operacích. Každý uživatel má přidělený až desetiznakový identifikátor.
• Zvláštní uživatel SUPERVISOR má vždy neomezený přístup k programu a jeho práva nelze prostředky programu omezit. Jedině SUPERVISOR (a nikdo jiný) může systém oprávnění vypnout. V nové instalaci má přístup bez hesla.
• Každý uživatel si může zadat a později kdykoli změnit heslo. Heslo je pro všechny ostatní nečitelné.
• Každý uživatel může mít nastavena určitá práva. Nejdůležitější z nich je Systémové oprávnění v seznamu uživatelů, ostatní oprávnění se zadávají pro každou firmu samostatně. Uvnitř firmy lze definovat, že uživatel má stejné oprávnění jako jiný (existující či fiktivní) uživatel. Takto lze jednoduše tvořit skupiny uživatelů se stejnými právy uvnitř firmy.

Potřebuje - li program zjistit, zda je uživatel oprávněn něco udělat, postupuje takto:

1. Zjistí, zda má uživatel systémové oprávnění. Pokud ano, je oprávněn.
2. Zjistí, zda má uživatel příslušné právo přímo přiděleno. Pokud ne, zjistí, zda má uživatel vyplněn údaj "má právo jako" a zjistí právo pro tohoto uživatele. Pokud ani to nenalezne, zjistí právo uživatele "všichni ostatní". Pokud ani toto právo není určeno, zjistí právo přístupu k celé firmě.
3. Má - li uživatel právo k celé firmě jen pro čtení, sníží dříve zjištěné právo na jen pro čtení.
4. Je - li takto zjištěné právo dostatečné, je uživatel oprávněn věc vykonat.

Uživatel se systémovým oprávněním může používat nabídku Systémové operace a může uvnitř firmy používat funkce, způsobující nevratné zničení dat. Jeho případná omezení práv uvnitř firem jsou ignorována.