Účetnictvi - Metodické pokyny
Přechod z verzí účetnictví 2.0 až 2.3
V dřívějších verzích byl doklad datován datumem Ke dni, měsícem pro DPH a měsícem Období. Protože údaj Období byl velmi málo využíván, byl v nové verzi měsíc Období potlačen a k datumu Ke dni je nyní k dispozici také datum Vystaveno, sloužící zejména pro určování splatnosti. Protože se údaj Ke dni používal někdy jako datum vystavení dokladu, nemohl program jednoznačně převést datum Ke dni a údaj Období do nové verze a ponechal je v původním stavu. Pokud v účetnictví existují doklady, u kterých tyto dvě staré hodnoty nejsou v souladu, jste na to upozorňováni při každém spuštění účetnictví tak dlouho, dokud tento rozpor nevyřešíte.
Funkce Special-Přechod na verzi 2.41 umožní úpravu datování již zaúčtovaných dokladů, u nichž datum Ke dni nespadá do měsíce Období. Po vyvolání této funkce se objeví seznam dokladů, jež je třeba upravit a Vy musíte individuálně pro každý doklad změnit buď údaj Období podle datumu Ke dni klávesou F4 nebo změnit datum Ke dni na poslední den měsíce Období klávesou F2. Práce se ukončí klávesou Esc. Funkci lze používat opakovaně tak dlouho, dokud nejsou všechny doklady ošetřeny, potom již je zcela nedostupná. S touto funkcí je třeba pracovat podle následujících pravidel:
- Pokladní a bankovní doklady mají svým datováním striktně sledovat datum pohybu v pokladní knize nebo bankovním výpisu. U těchto dokladů je třeba vždy změnit údaj Období (F4).
- Pokud jste u faktur jako datum Ke dni používali datum vystavení nebo doručení faktury, bude obvykle správnější změnit datum Ke dni (F2).
- U automaticky tvořených storno dokladů (funkcí Special-Storno) vždy změňte období (F4).
- U dokladů řady UZ vždy změňte Období (F4).
- V ostatních a nejasných případech je třeba doklad analyzovat a rozhodnout individuálně. V nejasných případech bývá vhodnější změnit údaj Období. Toto platí také v případě, že jste údaj Období nevyužívali.
Důležité: Tato funkce nikdy nemění období pro daňové hlášení DPH ani rok, do kterého doklad patří. Tato funkce upravuje datování všech dokladů, u nichž existuje rozpor včetně již uzavřených období. Může dojít k přesunu některých dokladů do jiného měsíce například v hlavní knize, ale nikdy nemůže dojít ke změně ve výkazech za celý rok.
České znaky
Ve starších verzích program většinou neuměl převést malá česká písmena na velká. Při přechodu na novou verzi jsou tyto znaky v číselnících automaticky převedena na velká písmena, avšak v účetnictví zůstávají původní hodnoty, se kterými lze jen obtížně pracovat. Proto je k dispozici funkce Special-Ostatní-Verze 2.41 velká písmena, která příslušné hodnoty opraví i v účetnictví. Funkci lze bez rizika používat opakovaně.
Definice výkazů
Formát definice výkazů ze starších verzí není kompatibilní s novějším. Používáte - li vlastní definice výkazů, požádejte o jejich převedení autory programu.
Definice osnovy
V účetní osnově přibyly nové příznaky. Při přechodu do nové verze jsou tyto příznaky nastaveny tak, aby se účetnictví chovalo stejně, jako předtím. Je vhodné tyto příznaky časem nastavit tak, aby maximálně vyhovovaly Vašim potřebám.
Upozornění: Vyžadujete - li, aby byl určitý údaj povinný, je nutné se předtím postarat o to, aby v neuzavřených obdobích byl tento údaj vždy určen. Lze toho docílit vyhledáním dokladů bez údaje a jejich opravou nebo opravným dokladem s použitím jednostranného účtování samostatně za pohyby na straně MD a Dal. Pokud toto neuděláte, mohou vzniknout potíže při účetní uzávěrce.
Datum Ke dni je nejdůležitější údaj, rozhodující pro zařazení dokladu do veškerých sestav kromě DPH. Jako toto datum používejte datum pohybu financí, datum zdanitelného plnění či datum, kdy došlo k určité věci dle jiných zákonných předpisů či interních pravidel. U věcí, které se účtují jednou měsíčně, používejte datum posledního dne v měsíci.
Měsíc DPH určuje měsíc, ve kterém se doklad uplatní v přiznání DPH. Obvykle je totožný s datumem Ke dni. S výhodou jej lze použít pro zařazení pozdě došlých faktur do správného měsíce z hlediska činnosti firmy a do prvního možného měsíce pro vrácení DPH.
Datum Vystaveno má pomocný význam a není nutné jej používat. Od tohoto datumu se odvozují termíny splatnosti.
Tip: Datumy 1. ledna a 31. prosince nepoužívejte pro běžné účtování. Do těchto dnů účtujte pokud možno pouze operace, které se provádějí jedině na začátku a na konci účetního období (kursové rozdíly, zásoby v metodě B, daňové odpisy apod. ).
V účetnictví Dekameron je k dispozici řada prostředků pro práci s DPH. Jde především o předdefinované analytické účty a měny a o sestavy pro DPH, obsažené v práci s účetní osnovou. Evidence DPH je sledována na účtu 343 včetně osvobozených plnění. Analytiku lze libovolně upravit, ale v tom případě je obvykle třeba upravit i některé související parametry, zejména definici výkazu přiznání DPH.
Pro každý případ podle přiznání DPH existuje zvláštní analytický účet 343xxx.
Osvobozená plnění se také účtují na účet DPH pomocí zvláštní měny "0" tak, že se účtuje nulová částka a do základu se uvede výše osvobozeného plnění.
Na vstupu se obvykle zadává daň i základ. Program upozorní, liší - li se daň od předpokládané hodnoty.
Zjednodušené daňové doklady lze rozdělit na základ a daň tak, že se jako daň napíše nula a jako základ částka včetně daně. Program po dotazu částku rozdělí.
V hlavičce dokladu se do pole DPH zadává měsíc, ve kterém chcete doklad uplatnit v přiznání DPH.
Použijte funkci Tisk-Příprava uzávěrky DPH s volbou "Vypsat jen chyby". Sestava Vás upozorní na doklady, které je vhodné ještě jednou prověřit.
Ověřte, zda máte zaúčtovány všechna Vaše zdanitelná plnění včetně osvobozených a vývozů.
Uzávěrka DPH zamezí možnosti nechtěně účtovat do uzavřeného období a tím si zkomolit údaje za toto období. Její použití není nezbytné, ale je velice výhodné.
Stavy na účtech vycházejí z datování "ke dni", které může být odlišné od měsíce, ve kterém doklad uplatňujete pro DPH. Proto sestavy, které nejsou výslovně určeny pro práci s DPH, mohou poskytnout klamné výsledky. Ke srovnání dojde vždy na konci roku, kdy stav syntetického účtu pro DPH má odpovídat s drobnými odchylkami, způsobenými zaokrouhlením, daňové povinnosti za poslední období roku.
Použití speciálních měn pro DPH
Speciální měny pro DPH jsou definovány předem. Jde o měny PH05, PX05, PH22, PX22 a 0. Měny PH05 a PH22 se používají tam, kde chcete zadávat pouze základ a daň spočítá správně program. Měny PX05 a PX22 slouží pro zadávání daně i základu především na vstupu, ale lze je použít i pro plnění, je - li to třeba. Zvláštní měna 0 slouží pro účtování osvobozených plnění.
Měny jsou definovány pro zaokrouhlování na desetníky. Lze to změnit úpravou v číselníku měn.
Změna sazby DPH se proveden takto:
- V tabulce měn definujte nové měny pro novou sazbu DPH podle dosud používaných měn.
- Upravte použití měn v účetní osnově a účetních předpisech.
- V parametrech celého programu (funkce Pomocné-Parametry firmy) změňte starou hodnotu na novou. Tato úprava je nutná pro sklad a fakturaci a platí ihned od okamžiku, kdy změnu provedete.
- Tím je nové DPH platné v celém programu. Pro starší doklady platí DPH, použité při jejich zaúčtování, resp. vystavení. V účetnictví můžete používat staré i nové hodnoty, pro sklad a fakturaci již pouze nové.
Pro práci se saldo kontem obsahuje program řadu prostředků. Především to je možnost označení účtu jako saldokontního nebo s rozšířenou informací, funkce Nové proti při tvorbě dokladu, sestava Závazky/pohledávky a tvorba příkazů k platbě. Doplňující možnosti jsou funkce Úpravy salda. Program neumožňuje sledovat závazky a pohledávky před zaúčtováním dokladu (proforma faktury, platba před schválením věcné správnosti apod.)
Příprava programu pro práci se saldem
Na účtech, ze kterých se platí faktury (bankovní účty a případně i pokladna) nastavte příznak salda Rozšířená informace.
Na účtech závazků a pohledávek (typicky 311xxx a 321xxx) nastavte příznak Saldokontní. Na jiných účtech je použití salda obvykle nevhodné.
V parametrech celého programu nastavte obvyklou lhůtu splatnosti.
Zaveďte do adresáře Vaše odběratele a dodavatele. Chcete - li využívat i příkazy k platbě, věnujte pozornost správnému vyplnění jejich bankovního spojení. U každé adresy lze též zadat jinou lhůtu splatnosti, než je standardně nastavená.
Pokud jste dosud pracovali bez saldo konta nebo s neúplnými informacemi o platbách, věnujte zvýšenou pozornost dříve zaúčtovaným dokladům. Často se v takových případech vyplatí i zavedení nových analytických účtů závazků a pohledávek.
V parametrech účetnictví nastavte toleranci, o kterou se může platba lišit od pohledávky. Doporučená hodnota je nula.
Faktury účtujte dříve, než platby.
Bankovní výpisy účtujte řádek po řádku na účet banky a pro spojení s fakturou použijte funkci Nové proti.
Pohledávka je přesně určená firmou, variabilním symbolem, měnou a částkou v této měně. Aby se platba pomocí Nové proti spojila ihned s pohledávkou, musí tyto čtyři údaje být shodné. U platby může chybět firma. Pokud si program není jistý, zobrazí všechny neuhrazené pohledávky nebo závazky firmy (případně všech firem). Pokud v nabídce pohledávek vybrané firmy vhodnou nenaleznete, můžete klávesou F rozšířit seznam na všechny firmy.
Platby v cizí měně se účtují na účtech závazků a pohledávek ve stejném kurzu, jako příslušná pohledávka. V nabídce pohledávek není uvedena částka v korunách, ale v měně, použité při účtování faktury.
Při částečné úhradě faktury, vyrovnané pomocí Nové proti - zaúčtovat plnou úhradu Ne, je na účet pohledávek zaúčtován neuhrazený zbytek jako nová pohledávka s termínem, variabilním symbolem a odkazem na firmu stejným, jako byl v původní pohledávce. Tato pohledávka se připojí na konec dokladu, kterým byla částečná úhrada provedena (obvykle bankovní výpis). Dochází tím ke zvýšení obratů stran MD a Dal na účtu.
Dobropisy se obvykle účtují jako pohledávky (závazky) na zápornou částku. Lze je platit dvěma způsoby. Jeden způsob je, že částku v bance nebo pokladně účtujete na opačnou stranu účtu se záporným znaménkem a dobropis vyhledáte běžně funkcí Nové proti. Druhý způsob je, že v bance účtujete tak, jak je to ve výpisu a pohledávku vyhledáte funkcí Saldo podobné - tento druhý způsob je z hlediska obecné metodiky správnější.
Sestava může poskytnou informace o zadluženosti jednotlivých firem, o platební kázni a možné výši penále a o očekávaných objemech plateb v příštích dnech podle výběru doplňující informace a mezisoučtů. Při zobrazení i vyrovnaných pohledávek může být objem zvýšen o částečné úhrady faktur.
Sestava Závazky/pohledávky vypisuje aktuální stav. Sestavu pohledávek, zaplacených k určitému dni (například ke konci účetního období) získáte tak, že vyplníte datum "do dne" a "ke dni" shodnou požadovanou hodnotou (například pohledávky do dne 31.12, splacené do 31.12.). Sestava s volbou "ke dni" je vytvářena citelně déle.
Tip: Požadujete - li informace o objemech závazků/pohledávek v cizích měnách, založte pro každou měnu jiný analytický účet.
Stav účtu při uzávěrce musí odpovídat soupisu nevyrovnaných závazků a pohledávek Pokud tomu tak není, je třeba odchylku dohledat. Chyba může vzniknout takto:
- Nedomyšlené použití funkce Vyřazení ve funkci Special-Upravy salda. Proveďte inventuru těchto položek.
- Haléřové odchylky při párování plateb. Tyto částky v konečném zúčtování patří na jiný účet. Pohyb, kterým částku ze saldokontního účtu převedete, označte v úpravách salda jako vyřazený.
- Technické chyby nebo opožděné zavedení příznaku salda na účtu. V tom případě některé pohledávky nejsou v soupisu. Je - li těchto dokladů omezené množství, stornujte je a zaúčtujte znovu. Při jejich větším objemu kontaktujte dodavatele programu.
Práce s cizí měnou je v programu podporována v omezené míře. S cizí měnou se dá pracovat pouze na určených účtech. Tabulka měn je v číselnících. Nejdříve zaveďte do číselníku měny, které chcete používat. Měna je obvykle typu "V" - volný kurz. Jako koeficient uveďte buď obvyklou hodnotu kurzu nebo nulu. V účetní osnově pro účty, u kterých chcete pracovat s cizí měnou, doplňte do definice účtu název měny.
V každém řádku dokladu se dá nastavená měna změnit na jinou nebo vůbec nepoužít podle omezení, daného pro příslušný účet v osnově.
Je - li měna definovaná s volným kurzem, můžete kurz zadat v každém řádku jinak.
Při párování dokladů pomocí Nové proti se program řídí použitou měnou a částkou v této měně. Řádek, vytvořený pomocí Nové proti použije stejný kurz, jaký měla pohledávka.
Je - li pohledávka placena jinou měnou, než v jaké byla vystavena, je obvykle nutné to vyřešit složitějším účtováním. Domácí měna "KČ " a žádná měna jsou různé měny, které program odmítne automaticky spárovat.
V sestavách Hlavní kniha lze požadovat rozlišení dle měny. Vzhledem k velkému objemu dat nelze v jedné sestavě vytisknout všech osm potřebných sloupců. U sestavy Závazky/ Pohledávky lze požadovat měnu a kurz jako doplňující informaci místo jména firmy. Hodnota v měně se sčítá, ale sestava neodlišuje různé měny, proto je potřebné ji vyjíždět pro každou měnu zvlášť.
Tip: Měnu lze použít i pro méně obvyklé případy, například pro evidenci bodů zdravotních pojišťoven nebo pro extrémně jednoduchou skladovou evidenci na zvláštním analytickém účtu.
Počáteční stavy rozvahových účtů se zadávají výhradně v řadě UZ. Počáteční stavy lze zadávat jedině ke dni bezprostředně po účetní uzávěrce. Protože po instalaci datum účetní uzávěrky není zadáno, je třeba provést účetní uzávěrku "naprázdno".
Chcete - li například účtování zahájit rokem 1994, je třeba provést účetní uzávěrku ke dni 31.12.1993 a až potom můžete zadat počáteční stavy do řady UZ ke dni 1.1.1994. Také je možné připravit počáteční stavy běžnými doklady do minulého roku a uzávěrku udělat až později - sestavy od - do dne jsou korektní.
Po provedení účetní uzávěrky je doklad s počátečními stavy připraven, ale není zaúčtován.
V řadě UZ je zakázáno účtovat na nákladové a výnosové účty.
Obecný postup při účetní uzávěrce
Účetní uzávěrka bývá zejména u větších firem velice náročná práce, která začíná už v prosinci inventurami a končí až v březnu nebo červnu podáním daňového přiznání. Vlastní účetnictví Dekameron tuto práci podporuje několika funkcemi. V první fázi jsou k dispozici nejrůznější tiskové sestavy jako podklady k inventurám. Z nich jsou nejdůležitější sestavy Stavy a obraty, Závazky/ pohledávky a Pohyby na účtu a funkce Fajfkování pro dokladové inventury.
Postup účetní uzávěrky je stanoven závaznými předpisy, zejména zákonem o účetnictví a závaznými pokyny k účetní osnově, a obecně se skládá z následujících kroků:
1. Nejdříve je nutné důkladně prověřit celé účetnictví a zaúčtovat doklady, opravující případné chyby.
2. Provést vše, co se dělá jen jednou za rok. Jsou to zejména tyto věci:
Inventury (věcné i dokladové) a proúčtování nalezených rozdílů
Odpisy majetku, případně jejich rozdělení na daňově uznatelnou a neuznatelnou část.
Při metodě B převod zásob na příslušné rozvahové účty
Vyhodnocení a zaúčtování dodatečných nákladů na pořízení zásob, kurzovních rozdílů apod.
Předpis prosincových mezd
Vynulování rozvahových účtů, které nesmí mít ke dni uzávěrky zůstatek.
Nedokončená výroba, dohadné účty, náklady příštích období a další.
3. Na syntetických účtech, na jejichž analytické účty se účtuje jednostranně (DPH a některé další podle individuální metodiky firmy) převést stavy těchto účtů na jednu k tomu určenou analytiku. Tento krok není nezbytný, ale pokud jej neprovedete, budou v následujícím roce analytické účty vykazovat zbytečně vysoké hodnoty.
4. Spočítat základ daně a případně ještě přeúčtovat položky, o jejichž příslušnosti do základu daně z příjmů jste si během roku nebyli jisti. Vypočítat daň, kterou máte odvést, a zaúčtovat doklad s vypočítanou daní.
5. V tomto okamžiku je vhodné vytisknout všechny potřebné sestavy za uzavíraný rok.
6. Vlastní uzávěrka. Závěrkové doklady budou vytvořeny v řadě UK.
8. Vše zabezpečit a archivovat.
9. Připravit počáteční stavy nového období již jako případ dalšího období - doklad je připravený v řadě UZ, někdy jsou nutné ruční korekce.
Účetní uzávěrka - časté potíže
Vlastní uzávěrka se provádí ve dvou krocích nejdříve uzavřením nákladových a výnosových účtů a potom uzavřením rozvahových účtů. Po provedení uzávěrky již v uzavřeném období nelze nic měnit. V praxi se objevuje několik problémů, na něž se v řadě podniků zapomíná:
Analytika některých účtů se během roku "rozbíhá do šířky". Například pro DPH jsou zvlášť účty pro plnění a zvlášť pro DPH na vstupu - obdobný postup se často používá také pro mzdy nebo pojištění. Před koncem roku je dobré jednotlivé analytiky po dokladových inventurách převést na jeden k tomu určený účet. V případě DPH se současně provede prověrka přiznání za celý rok a drobné rozdíly se účtují do nákladů.
Často se zapomíná na dokladové inventury účtů skupiny 4 - jmění, fondy, rozdělení zisku a podobně. Stav účtu 431 - hospodářský výsledek ve schvalovacím řízení - musí být před vlastní uzávěrkou převeden na jiné účty podle rozhodnutí řídícího orgánu společnosti. Toto se často neděje.
Potíže vznikají někdy též na účtech 261 - peníze na cestě a kalkulačních účtech 111 a 131. Kalkulační účty musí být nulové, účet 261 podléhá dokladové inventuře. Záporné zůstatky účtů 211 a 221 kromě kontokorentních účtů obvykle svědčí o vážné chybě v účetnictví.
Je - li třeba zaúčtovat dodatečné přiznání již uzavřeného období, zaúčtujte doklady, z nichž toto přiznání vychází, do roku, ve kterém jste na chybu přišli, do zvláštní řady jako daňově neuznatelné. V některých případech je též třeba vytvořit pro tyto případy nové analytické účty - například je nutné zajistit, aby tyto doklady nezkreslily přiznání DPH běžného období.
Při použití středisek a zakázek je v počátečním dokladu přesně zkopírováno rozdělení na jednotlivých účtech na tyto částky. Na některých účtech toto rozlišení nemá smysl.
Mimořádná uzávěrka
Mimořádná uzávěrka se provede úplně stejně, jako řádná. Rozdíl je v tom, že Dekameron není schopen oddělit číslování dokladů a pokračuje dál až do konce roku. Problematika oddělení DPH do dvou částí v jednom měsíci při mimořádné uzávěrce není v programu podporována.
Tipy:
Naleznete - li chyby před vlastní účetní uzávěrkou, ale již po uzavření výnosových a nákladových účtů, můžete ji ještě odstranit běžnými postupy a jejich uzavření opakovat.
Pokud nepotřebujete přenášet do dalšího období rozlišení stavů pro střediska nebo zakázky, můžete v definici účetní osnovy toto rozlišení v uzávěrkovém dokladu pro jednotlivé účty zakázat. Také můžete bezprostředně před spuštěním příslušné části uzávěrky jejich použití v parametrech účetnictví zakázat pro celou firmu a po uzávěrce opět povolit.
Zakázky lze používat například na sledování spotřeby služebních vozidel, která má svůj zákonný limit.
Začnete - li používat na účtu zakázky nebo střediska, používejte je na tomto účtu vždy. V číselníku si pro tento účel zaveďte režijní zakázku a režijní středisko.
Nepotřebné účty lze z osnovy vymazat nebo jejich používání zakázat v definici osnovy.
- Používáte - li automatický přenos ze skladu do účetnictví, vytvořte v účetnictví účty, které budou přesně kopírovat skladovou evidenci v počítači a nic jiného. Také zaveďte zvláštní řady dokladů výhradně pro účtování automaticky přebíraných dokladů ze skladu. Podstatně si tím usnadníte dokladovou inventuru na konci roku.