Účetnictví - Vlastní práce s doklady

Základní nabídka

Přehled zobrazí základní údaje (datum, číslo, popis a první pohyb) vždy na jednom řádku. Zdůrazněný doklad se detailně zobrazí po stisku Enter. Pomocí klávesy F5 je možné v přehledu i v podrobném zobrazení rychle vyhledat doklad podle čísla dokladu. Pomalejší hledání podle obecně zadaného textu je možné klávesami Ctrl-F a Ctrl-G (hledej totéž).

Další, Před. zobrazí následující nebo předchozí doklad.

Oprav opraví hlavičku dokladu, který je právě zobrazen. Nelze pro zaúčtované doklady.

Nový založí nový doklad. Po vyplnění hlavičky program přejde do práce se seznamem pohybů.

Seznam zpřístupní práci se seznamem pohybů dokladu. U zaúčtovaného dokladu dovolí pouze prohlížení. Bližší údaje o práci se seznamem jsou uvedeny v následující části.

Zaúčtuj zaúčtuje doklad. Po zaúčtování doklad obdrží číslo a nadále jej nelze změnit. Zaúčtování je poměrně složitá operace, která provede následující:

1. - Kontrolu dokladu na čísla účtů, střediska a zakázky, použité strany účtů a podvojnost.
2. - Kontrolu saldo konta.
3. - Přidělení čísla dokladu. Jde - li o první doklad v řadě v příslušném roce, je třeba potvrdit zahájení číslování. Program také požaduje potvrzení, je - li datum nového dokladu starší, než má poslední dosud zaúčtovaný doklad, nebo předbíhá - li uzávěrku DPH.
4. - Zpracování saldo konta - párování a vyřízení částečných úhrad. Při částečné úhradě se vyrovná celá původní částka a zbytek se přidá na konec dokladu jako nová pohledávka na zbylou částku se stejnými symboly platby.
5. - Změny stavu účtů.
6. - Označení dokladu jako zaúčtovaného a fyzické uložení všech změn na disk.

Poznámka zobrazí a umožní zápis do poznámky. Text poznámky lze měnit kdykoli. Klávesou Esc se práce s poznámkou ukončí bez uložení změn, kombinací Ctrl-W se poznámka uloží včetně změn. Existence poznámky je indikována slovem "Pozn." na spodním okraji hlavičky.

Hledej umožní vyhledat určitý doklad:

• Jdi na začátek zobrazí první doklad.
• Jdi na konec zobrazí poslední doklad.
• Jdi na položku - klávesa F5 vyhledá doklad v určené řadě s udaným číslem. Číslo je nutno zadat celé ve tvaru číslo/rok.
• Hledej se pokusí vyhledat doklad, splňující dané podmínky. Podrobněji viz dále.
• Hledej další hledá následující doklad, splňující stejné podmínky, jako poslední funkce Hledej.

Special - speciální možnosti. Tyto funkce realizují řadu dalších funkcí:

• Zruš: Zrušení dokladu, který je právě na obrazovce. Doklad nesmí být zaúčtován.
• Přechod na verzi 2.41: Speciální funkce pro přechod ze starších verzí. Je dostupná, jen pokud je třeba.
• Učetní osnova: Práce s účetní osnovou.
• Učetní předpisy: Používání účetních předpisů.
• Storno dokladu: Storno dokladu, který je na obrazovce. Je nutné uvést nějaký důvod storna (např. chybná souvztažnost, chybná částka apod.). Storno vytvoří doklad, který obsahuje pouze odkaz na stornovaný doklad, a stornovaný doklad bude ve stavu "stornováno". Pohyby a změny v saldo kontu, provedené stornovaným dokladem, budou vráceny do původního stavu.
• Kopíruj doklad: Vytvoří kopii dokladu se zadanými datumy. Kopie dokladu není zaúčtovaná.
• Úpravy salda: Možnost změn v saldo kontu.
• Styk s bankou slouží k vystavování příkazů k platbě.
• Fajfkování je funkce, sloužící k vyhodnocování pohybů na účtech, podléhajících dokladové inventuře.
• Nastavení parametrů je soubor funkcí, nastavujících trvale platné parametry účetnictví.
• Oprávnění uživatelů nastavuje oprávnění jednotlivých uživatelů pro různé činnosti.
• Ostatní možnosti jsou další méně často využívané funkce, především uzávěrky.

Konec ukončí práci s účetnictvím. Po této funkci také obvykle program připraví k tisku "praporky" s nově zaúčtovanými doklady.

Práce se seznamem pohybů

Práce se seznamem pohybů se vyvolá funkcí Seznam nebo automaticky při založení dokladu. S jednotlivými řádky seznamu pohybů je možné dělat následující věci:

Nový: založení nového řádku. Nový řádek bude vždy na konci.

Další, Předchozí, Řádek č.: Pomocné funkce pro výběr řádku. Šipka v prvním sloupci se posune o řádek dopředu, dozadu nebo na určený řádek.

Oprav: Oprava řádku, na který ukazuje šipka. Nelze už měnit číslo účtu.

Zruš: Zrušení řádku, na který ukazuje šipka.

Nové proti: Založení nového řádku s protipohybem. Používá se zejména pro vyrovnání závazků nebo pohledávek pomocí saldo konta. K řádku, na který právě ukazuje šipka, se vytvoří nový řádek s protipohybem - obdobná částka na opačnou stanu některého účtu. Na následující dotaz "Účet pro protipohyb" odpovězte číslem účtu nebo pro saldo konto můžete nechyt nevyplněné. Pak mohou nastat následující situace:

• Je - li zadán jiný účet než saldokontní, je ihned vytvořen řádek s protipohybem s obdobnými údaji.
• Je - li zadán saldokontní nebo žádný účet, pokusí se program vyhledat odpovídající nevyrovnaný pohyb. Pokud jej nalezne (souhlasí variabilní symbol, firma, měna i částka s povolenou tolerancí), je ihned vytvořen řádek, vyrovnávající pohledávku. Nesouhlasí - li některý údaj, ukáže se přehled všech pohledávek, které přicházejí v úvahu. Z nich si vyberete šipkami tu správnou a stiskněte Enter.
• Je - li částka platby vyšší, použije se z ní jen odpovídající částka.
• Je - li částka nižší (částečná úhrada), program se zeptá: "Zřejmě jde o částečnou úhradu. Mám přesto zaúčtovat plnou výši?". Pokud Ano, bude ve vytvořeném řádku použita celá částka a zbývající část pohledávky musíte na dalším řádku zaúčtovat "ručně". Pokud Ne, použije se jen částka ve výši platby a při zaúčtování dokladu bude generován nový řádek se zbývající částí nevyrovnané pohledávky.
• Je - li vyrovnávána pohledávka v cizí měně, bude použit stejný základ i kurz, jako při zaúčtování pohledávky. Vypočtená částka v korunách se bude od původní lišit o kurzovní rozdíl, případně poplatky.

Nové proti se použije zejména pro vyrovnání pohledávky takto:

• Funkcí Nový přesně opište řádek bankovního výpisu na účet 221.
• V nabídce funkcí vyberte Nove proti.
• Na dotaz "Účet pro protipohyb" vyplňte účet pro protipohyb nebo nechte údaj prázdný. Poté zkontrolujte nebo vyberte z nabízených možností.

Saldo podobné: Tato funkce Vám nabídne seznam podobných nespárovaných položek z téhož saldokontního účtu. Používá se především pro zápočty pohledávek a platby dobropisů. Pomocí saldo konta bude vytvořen řádek, vyrovnávající podobnou pohledávku, jako je vyrovnána na řádku, na který právě ukazuje šipka. Pohledávka se vybírá ručně ze seznamu nevyrovnaných pohledávek. Používá se v případě, kdy je třeba vyrovnat více závazků či pohledávek - platba více faktur najednou, vzájemné vyrovnání pohledávek a podobně. Obvykle se používá tak, že se napíše první řádek, např. zaplacená částka, pak pomocí Nové proti se vyrovná první pohledávka a pak opakovaně funkcí Saldo podobné další.

Ukaž účet: Pomocná funkce - ukáže momentální stav účtu v osnově.

Konec: Konec práce se seznamem pohybů.

Zvláštní možnosti při práci s DPH na vstupu:

Pro práci s DPH jsou v číselníku měn definovány speciální měny PH22, PH05, PX22, PX05 a 0. S daní na výstupu se pracuje pomocí měn PH stejně jako s cizí měnou - zadáte základ daně a její výši spočítá program. Kdykoli tento postup nevyhovuje, můžete použít měny PX, určené pro daň na vstupu. V tom případě se zadává základ i výše daně a sazba slouží jen pro kontrolu. Pro přesnou evidenci DPH je třeba účtovat i nulovou daň zejména pro zahraniční činnost a osvobozená plnění podle paragrafu 25 a následujících. Zde se používá měna 0 a účtuje se řádek s nulovou částkou, ale s uvedeným základem daně.

Zjednodušené daňové doklady: Použijte měnu PX pro DPH na vstupu. Daň ponechte nulovou a do základu vypište částku včetně daně. Program Vám nabídne její rozdělení na základ a daň.

Zaokrouhlování: Zejména u malých částek program upozorňuje na příliš odlišnou daň i v případě, že jsou zadané hodnoty správně. Vyplývá to z drobných odchylek při výpočtu daně u zjednodušených a úplných dokladů.

Hledání dokladů - funkce Hledej

Pomocí funkce Hledej-Hledej lze vyhledat doklad s některou požadovanou vlastností podle poměrně složitých kritérií. Přestože tato funkce může u velkých evidencí pracovat poměrně dlouho, může Vám významně usnadnit práci. Tato funkce hledá podle zadaných podmínek takový doklad nebo jeho řádek, který podmínkám přesně odpovídá. V hledání dalšího dokladu za obdobných podmínek lze pokračovat funkcí Hledej další. Všechny zadané podmínky musí být splněny současně. Příklad na obrázku vyhledá částku 45 korun, účtovanou někam do nákladů (účet 5). Vyhledávat lze podle následujících kritérií:

• Středisko: Označení střediska nebo jeho počáteční znaky.
• Zakázka: Označení zakázky nebo její počáteční znaky.
• Strana: MD nebo Dal - použitá strana účtu.
• Měna: Označení měny nebo jeho počáteční znaky.
• Částka: Výše hledané částky. Částka je hledána přesně bez ohledu na znaménko a to v poli Kolik i v poli Základ.
• Kurs: Přesná hodnota hledaného kurzu.
• Popis: Text, vyskytující se v popisu dokladu bez ohledu na velikost písmen.
• Odkaz: Text, vyskytující se v odkazu.
• Firma: Zkratka hledané firmy nebo její počáteční znaky.

Funkci Hledej lze předčasně ukončit klávesou Esc.

Special - Ostatní možnosti

Kontrola integrity

Tato funkce kontroluje, zda v účetnictví nedošlo k vnitřním chybám, např. při vypnutí proudu. S vyjímkou podvojnosti osnovy, kde může být chyba způsobena i nesprávně nastavenými příznaky účtů, nemohou být tyto chyby způsobeny obsluhou. Kontrola integrity mimo jiné prověřuje, zda:

• - všechny doklady jsou kompletně zaúčtované - všechny doklady jsou podvojné
• - nejsou chyby v rozšířené informaci a saldo kontu - není narušena podvojnost osnovy
• - souhlasí stavy účtů v osnově s doklady - souhlasí vazby s saldo kontu

Obnova integrity

Totéž, jako Kontrola integrity, navíc provede opravné akce - storna poškozených dokladů a rozpojení nesmyslných vazeb v saldo kontu. O provedených úpravách vypíše protokol.

Automatický příjem

Tato funkce realizuje automatický příjem požadavků na zaúčtování dokladů, generovaných jinými subsystémy programu Dekameron (sklad). Pro jejich zpracování jsou nutné připravené účetní předpisy.

Přesuny

Skupina funkcí, určená k usnadnění práce, je - li v počítači více kopií účetnictví. Touto funkcí lze naplnit nově zavedené účetnictví dodanou osnovou a výkazy. Při přesunech program potřebuje vědět, odkud má data převzít. Objeví se seznam firem, stejný jako po spuštění programu. Výběr se provádí obdobně. Pro možnost doplnění i odjinud je v menu navíc položka Odjinud. Po jejím zvolení se objeví seznam adresářů a lze vybrat jakékoli místo v počítači.

Doplň osnovu doplní účetní osnovu o účty, které ve Vaší osnově neexistují. Používá se při náběhu nového účetnictví.

Přenes závazky/pohledávky vytvoří doklad, do kterého přenese z jiného účetnictví závazky nebo pohledávky, které v něm nejsou právě teď vyrovnané. Používá se při spojení firem nebo "nahození" počátečních stavů, pokud vedete účetnictví za jednotlivé roky odděleně. Doklad je třeba doplnit o protiúčet a zaúčtovat.

Přenes doklady přenese z jiného účetnictví určené doklady od - do čísla z jednoho roku. Volbou čísla nula lze přenést i nezaúčtované doklady. Používá se např. pro přenos počátečního dokladu, vedete - li jednotlivé roky odděleně. Doklady je nutné znovu zaúčtovat.

Přenes úč. předpisy - obdobná funkce, určená pro přenos účetních předpisů.

Přenes definice výkazů přenese z jiného účetnictví definice výkazů.

Výmaz evidence

Zničí všechny doklady a případně i osnovu. Tato funkce je dostupná pouze uživateli se systémovým oprávněním. Pokud požadujete pouze zničit doklady a osnovu ponechat, budou zachovány také účetní předpisy.

Předchozí období, Následující období a Návrat k původnímu

Umožňuje u větších evidencí přecházet mezi různými adresáři s účetnictvím a tím pracovat s jiným obdobím, než je aktuální. Pouze do aktuálního účetnictví lze zasahovat.

Verze 2.41 - velká písmena

Tato funkce slouží pro úpravu dat při přechodu z dřívějších verzí. Změní malá česká písmena na velká tam, kde to nová verze vyžaduje - zkratky firem, zakázky atd. Je určena pro ošetření jiného stylu práce s českými znaky v novější verzi programu - do verze 2.3 program nedokázal převést malá česká písmena na velká.

Úpravy salda

Funkce Úpravy salda slouží k vyhledávání, spojování a rozpojování pohybů na saldokontních účtech. Zobrazí se všechny pohledávky a platby, sledované v saldo kontu a jejich případné vyrovnání. V dolním řádku je nápověda, jak úpravy ovládat. Práce s úpravami se končí klávesou Esc a ovládá se následujícími klávesami:

• S Spojit: Řádek, který je zvýrazněn, bude spárován s řádkem, který mu určíte z následující nabídky. Částky obou pohybů se smí lišit maximálně o nastavenou hodnotu.
• R Rozpojit: Spárovaný nebo vyřazený řádek bude rozpojen - on i spárovaná platba budou vráceny mezi nevyrovnané. Při "rozpojení" vyřazených plateb postupujte s krajní opatrností podle poznámky k funkci vyřadit.
• N Nastavení: Nastavení toho, co chcete vidět. Je možné určit stav pohledávek, účet, stranu účtu a firmu, která Vás zajímá.
• V Vyřadit: Vyřazení se používá u pohybů, které jsou fakticky vyrovnané, ale není možné je spárovat pomocí funkce S s odpovídajícím protipohybem. S pohledávkou se dále zachází, jako by byla zaplacená.

Pozor. S funkcí Vyřadit zacházejte velmi opatrně. Vyřazovat je třeba jedině současně více pohybů na jednom účtu tak, aby jejich součet (s respektováním stran MD/Dal) byl nulový. Jinak se stane, že stav na účtu nebude souhlasit s detailním rozpisem nezaplacených pohledávek. Tuto funkci používejte pokud možno vyjímečně, "čistější" je vyrovnat platby pomocí účetního dokladu. Vyřazení se nejčastěji používá, jestliže a) více faktur bylo zaplaceno "divoce" více platbami a přišli jste na to až po zaúčtování nebo b) pohledávka je vyrovnána na stejné straně účtu opačnou částkou (storno faktury, opravné doklady).

Fajfkování

Fajfkování slouží k čištění účtů, podléhajících dokladové inventuře. Používá se u účtů, kde by práce se saldokontem byla nevhodná nebo příliš náročná. Používá se především pro účty 261, 3xx kromě 311 a 321, 04x, 05x, 111 a 131. Nepoužívá se pro saldokontní účty. Funkce Fajfkování spolupracuje se sestavou Pohyby na účtu a téměř přesně nahrazuje "ruční" vyhodnocování této sestavy pomocí seškrtávání této sestavy.

Fajfkováním se označuje skupina pohybů na tomtéž analytickém účtu, jejichž součet činí přesně nulu. Může to být jeden pohyb na straně MD a tatáž částka na straně Dal nebo jakákoli složitější kombinace. Fajfkování označí též časové rozpětí, v jakém se takto označená skupina vyskytuje. Rozlišuje intervaly den, měsíc, rok, dva měsíce, dva roky a více. Toto označení se využije v sestavě Pohyby na účtu k tomu, aby se zde vytiskly pouze ty pohyby, které k danému dni skutečně nemusí být vyrovnány.

Při spuštění si nastavíte, s čím chcete pracovat:

• Číslo účtu: Číslo nebo počáteční znaky čísla účtu, na kterém chcete pracovat.
• Ode dne, Do dne: Interval datumů, ve kterých chcete pracovat. Standardně program nabídne vše.
• Středisko, Firma: Pracovat jen s tímto střediskem a jen s touto firmou.
• Jen nespárované: Je - li volba zaškrtnutá, funkce nabídne jen nespojené položky.

Fajfkování se ovládá podobně, jako úpravy saldo konta klávesami:

• S - Spojit: K právě označenému dosud nespojenému pohybu se nabídne seznam dosud nespojených pohybů na tomtéž účtu. V prvním sloupci je značka, zda je pohyb vybrán ke spojení, a vpravo dole součet vybraných pohybů. Pomocí šipek vyhledáte další pohyby a klávesou Enter je postupně označujete. Na závěr klávesou Ctrl-W označíte skupinu spojených pohybů jako platnou nebo klávesou Esc vše ponecháte v původním stavu.
• R - Rozpojit: Touto funkcí rozpojíte již spojené pohyby. Pracuje se stejně jako při spojování s tím, že k rozpojení se nabídnou spojené pohyby jednoho účtu pouze z odpovídajícího časového horizontu.
• V - Vyřadit: Označí jediný pohyb jako spojený nebo vyřazený pohyb označí jako nespojený. Je třeba ji používat krajně opatrně.

Esc klávesa - ukončení práce s fajfkováním.