Účetnictví - Úvod
Podvojné účetnictví Dekameron je určeno pro vedení účetnictví malých a středních podniků. Je dodáváno se základní účetní osnovou pro auditované společnosti s analytikou pro DPH a daň z příjmu. Součástí záruky je i další rozvoj programu ve vazbě na změny platných předpisů pro účetnictví.
Přestože se účetnictví Dekameron dokáže po havárii (například vypnutí proudu) téměř vždy vzpamatovat vlastními silami, je naprosto nezbytné pravidelně pořizovat záložní kopie.
Příklady a metodické postupy, uvedené v této příručce, vycházejí z obvyklých potřeb běžné firmy. Uživatel může používat zcela libovolná data a postupy podle svých potřeb a pro něj platné legislativy s tím, že pak mohou být pro něj standardně dodávaná data, zejména osnova, definice výkazů a parametry programu, nepoužitelná.
Základní vlastnosti účetnictví Dekameron
- Šestimístná čísla účtů s možností evidence podle středisek a zakázek. Osnovu lze libovolně upravit.
- Jeden doklad na papíře = jeden doklad v počítači. Doklady se účtují ve více samostatných řadách podle jejich charakteru tak, jak je máte rozdělené do šanonů. Účtovat lze průběžně od poslední uzávěrky až do dneška. Zaúčtované doklady jsou neměnné a jejich oprava je možná pouze stornem nebo opravným dokladem.
- Evidence DPH dovoluje vést podrobný výkaz včetně osvobozených plnění na účtu 343.
- Saldo konto umožňuje vést podrobnou knihu závazků a pohledávek včetně sledování termínů plateb a případně i pohledávek a závazků v cizích měnách.
- Vystavování příkazů k platbě s ochranou proti nechtěnému opakování příkazu. Lze rozšířit o styk s bankou prostřednictvím médií.
- Možnost automatického příjmu dokladů z jiných částí produktu Dekameron (sklad), vystavování faktur a dalších prací pomocí účetních předpisů.
- Síťová verze programu umožňuje současnou práci z více počítačů.
Verze 2.4 V provozu od roku 1997. Je převedena pod novější prostředí 2.5 a ve spojení se staršími verzemi prostředí nefunguje. Data, vytvořená verzemi 2.0 a novějšími lze přebírat bez ztráty informace. Zásadní novinky této verze jsou:
- V účetní osnově je možné nastavit pro každý účet způsob práce se středisky, zakázkami a měnou.
- - Lepší spolupráce s číselníky (možnost zadávat nové adresy a zakázky přímo z rozpracovaného dokladu).
- - Funkce "Fajfkování" pro čištění rozvahových účtů, jako například záloh nebo peněz na cestě.
- - Možnost nastavení různých práv uživatelů účetnictví.
Verze 2.3 Síťová verze obdobných vlastností, jako verze 2.2. Verze 2.2 V provozu od roku 1995. Obsahuje řadu dílčích úprav, zejména:
- Nové sestavy - Tisk "Hlášení DPH" poskytuje výstup pro DPH ve tvaru velmi blízkém úřednímu formuláři a umí krátit odpočet DPH podle paragrafu 20. Výsledovka měsíc/období poskytuje rozvahu a výkaz zisků a ztrát s oddělenými údaji za poslední měsíc. Řada drobných změn je i v dalších sestavách.
- - Zjednodušené daňové doklady - měnu "PXxx" lze použít k rozdělení částky na základ a daň.
- - Přesuny mezi více firmami - z jiného účetnictví v počítači lze přenést účetní osnovu, nevyrovnané závazky a vybrané doklady.
Verze 2.1 Úpravy po prvních zkušenostech z DPH a zapracování velké novely zákonů ze srpna 1993. Nové sestavy a úprava práce s DPH na zaokrouhlování na desetníky. V této verzi následovala řada dalších rozšíření, především doplnění o sestavy dle Finančního zpravodaje a možnost tvorby obdobných sestav. Verze 2.0 První verze dle nové legislativy od roku 1993. Zcela přepracovaný program, rozšířen především o základní možnosti práce s devizami a s DPH. Verze 1.0 První verze účetnictví dle legislativy do roku 1992. V novějších verzích se především zcela jinak provádí účetní uzávěrky. Data z této verze jsou do novějších verzí nepřenosná. Částečný přenos (adresář, pohledávky) je řešen speciálním programem.
Vztah programu k obecným pravidlům účetnictví
Obecně
Jakmile je doklad zaúčtován, je nadále neměnný a jeho oprava je možná jedině opravnými doklady. Dekameron zabezpečuje vlastní číslování dokladů v rámci řad dokladů během ročního období. Každý doklad má kromě popisu a datumu, ke kterému je zaúčtován, ještě položku pro odkaz na prvotní "papírový" doklad.
Účetní zápisy
Přehlednost zápisů je zabezpečena rozdělením zápisů do řad, odpovídajících rozdělení prvotních dokladů do šanonů. Pro zabezpečení trvanlivosti musí uživatel programu pravidelně pořizovat záložní kopie, aby vyloučil možnost zničení evidence při technické závadě počítače. Zaúčtované doklady jsou neměnné.
Pro vazbu mezi doklady v počítači a prvotnimi podklady je nutné:
- Na prvotní doklad zapsat číslo dokladu, které přidělil program, včetně případných opravných dokladů.
- V počítači vyplnit pole "odkaz" dokladu tak, aby bylo podle něj možné snadno vyhledat prvotní doklad. Také je možné řadit prvotní doklady v šanonu přímo podle čísla, přiděleného programem.
Účetní knihy
Každý zaúčtovaný doklad se ihned zařadí do deníku i hlavní knihy. Kdykoli lze vytisknout hlavní knihu a deník, a to jak kompletní, tak i vybrané části. Program dokáže v obvyklých případech plně vést následující analytické evidence:
- Knihy závazků (faktury přijaté) a pohledávek (faktury vydané) pomocí saldo konta.
- Evidenci DPH až do úrovně výkazu včetně osvobozených plnění pomocí analytických účtů a modifikovaného účtování deviz.
- Evidenci cizích měn a cenin pomocí použití názvů měn a kurzů a rozdělení analytických účtů.
Úschova účetních písemností
Pro dlouhodobou archivaci dat z počítače je nutné archivovat veškeré soubory účetnictví včetně programů, používaných ke dni archivace a jejich dokumentace.
Účetní osnova je v podvojném účetnictví Dekameron tvořena účty, určenými jednou až šesti číslicemi. Každý účet musí být aktivní, pasivní, nákladový nebo výnosový - podle toho se také automaticky zařadí do příslušné skupiny některých sestav.
- Aktivní účet slouží ke sledování aktiv podniku. Stav účtu je dán rozdílem stran MD - Dal.
- Pasivní účet slouží ke sledování pasiv podniku. Stav účtu je dán rozdílem stran Dal - MD.
- Nákladový účet slouží ke sledování nákladů. Na nákladový účet lze účtovat pouze na stranu MD s vyjímkou převodu zisku při uzávěrce.
- Výnosový účet slouží ke sledování výnosů. Na výnosový účet lze účtovat pouze na stranu Dal s vyjímkou převodu zisku při uzávěrce.
Analytický účet může být obecně zadán tří až šestimístným číslem. Je doporučeno používat výhradně šestimístná čísla - vyhnete se tak kolizím při pozdějším rozšíření osnovy. Vlastní účtování probíhá jedině na analytických účtech prostřednictvím dokladů.
Syntetické účty slouží pouze ke sčítání stavů analytických účtů. Typicky jsou trojmístné a jsou dány závazným předpisem. V účetnictví Dekameron jsou jako syntetické účty zavedeny i třídy a skupiny a lze též vytvořit syntetické účty čtyř či pětimístné. Tyto účty usnadňují tvorbu některých sestav. Na syntetický účet se automaticky sčítají stavy jeho podúčtů.
Podúčet syntetického účtu je každý účet, jehož číslo začíná číslem syntetického účtu.
Rozšířená informace se používá u analytických účtů, pro které je potřeba sledovat více informací, než jen částku. Rozšířená informace obsahuje odkaz na odběratele/dodavatele, číslo jeho bankovního účtu, variabilní symbol, termín splatnosti a další věci. Používá se především u bankovního účtu. Číslo bankovního účtu se obecně nekontroluje, ovšem je kontrolováno na správný kontrolní součet při vystavování příkazu k platbě.
Saldo se používá pro sledování pohledávek a závazků. Pomocí párování se na účtu, pro které se vede saldo, spojují pohyby na opačných stranách účtů a tím se eviduje, které pohledávky či závazky už jsou na tomto účtu vyřízené. Saldo je rozšířením účetnictví a Dekameron s ním nakládá o něco volněji. Saldo lze obecně používat pro libovolný účet, ale význam to má jen pro závazky a pohledávky. Párování je operace, používaná při práci se saldo kontem k označení pohybů na účtech - pohledávek, závazků a jejich vyrovnání - jako vyřízených. Doklady lze párovat a opravovat párování bez ohledu na provedené uzávěrky. V účetnictví Dekameron se párují automaticky nebo ručně odpovídající si pohyby na opačných stranách jednoho analytického účtu, zaúčtované různými doklady.
Neurčená platba je pohyb na saldokontním účtu na straně, kde se obvykle účtují platby, pro které není v účetnictví určeno, který závazek nebo pohledávka je touto platbou uhrazen. Počet těchto plateb by měl být minimální.
Měna je v účetnictví Dekameron používána v poměrně obecném významu. Pomocí měny se v účetnictví Dekameron sleduje také daň z přidané hodnoty. Měnu lze též využít i pro jiné účely, například pro evidenci bodů zdravotního pojištění nebo spotřeby PHM. Měna má svůj název a kurz - koeficient. Podle charakteru měny je koeficient proměnný (devizy), pevný (DPH) nebo jen informativní (DPH na vstupu).